Hay dos preguntas que siempre hacemos a nuestros clientes.
- ¿Quieres automatizar tus procesos?
- ¿Qué procesos quieres automatizar?
La primera pregunta siempre tiene una respuesta unánime ¡SÍ! (suelen responder en mayúsculas).
Sin embargo, la segunda es mucho más difícil.
Si lo piensas bien, todas las empresas tienen infinidad de procesos que sin darse cuenta repiten una y otra vez. Cuando escuchan automatización, a todas les gusta la idea. ¿Pero cuáles de esos procesos se pueden automatizar realmente? ¿Cuánto tiempo ahorraría si lo consigo?
Y es que no nos engañemos. Automatizar es reducir costes (de dinero o de disgustos), ganar tiempo (para hacer una tarea o para tener más tiempo libre), mejorar la comunicación (entre empleados y entre departamentos) y un sinfín de ventajas y oportunidades.
Hay infinidad de ejemplos del día a día y las soluciones para automatizar estos procesos suelen ser software individualizados para cada tarea, o vincular con Zapier una amplia lista de aplicaciones ya existentes entre sí. Para darte ideas, vamos a hacer un repaso por más de 12 procesos que puedes automatizar desde ya en tu empresa, dividido por áreas:
AUTOMATIZACIÓN EN RRHH
ONBOARDING DE EMPLEADO
Sería raro que alguna vez tus primeras semanas de trabajo no hayan sido como te gustarían, es algo que nos suele pasar a todos. E incluso te has pensado seriamente dejarlo a los pocos días.
El onboarding es el proceso que intenta evitar que eso ocurra. Para ello se crea un plan de acogida en el que se ubica al empleado dentro de la empresa, tanto en sus funciones como en su posición dentro de esta, y se le transmite la política interna y la filosofía de la misma. Con esto la empresa retiene talento, mejora la productividad y ahorra en costes.
Digitalizarlo supone además, hacer un seguimiento mucho más fiable sobre la información que necesita el trabajador de la empresa y la empresa del trabajador, y de un ahorro considerable en tareas administrativas y documentos físicos.
SOLICITUD DE VACACIONES
Errores en el cálculo de días, errores en finiquitos, aceptar permisos sin todas las garantías, dolores de cabeza para cuadrar quien se va en julio o en agosto… todo es evitable.
Un software de vacaciones de empleados y su respectivo calendario laboral ayuda a centralizar y gestionar todos estos problemas y las solicitudes que van registrándose a lo largo del año. Al trabajador le basta con registrar su solicitud y a su jefe con ver si puede en X fecha con la ayuda de un programa de automatización de procesos empresariales.
CONTROL HORARIO TRABAJADORES
Siempre ha sido necesario, pero desde hace muy poco es obligatorio. Legalmente puedes hacerlo hasta con un Excel impreso, pero no nos engañemos, rellenar a diario una hoja es una pérdida de tiempo y de recursos sin sentido.
Un programa digitalizado con su fichaje de horario y que permita a empleados fichar entrada y salida en su puesto de trabajo es muy productivo. Evita controlar errores con posibles consecuencias legales, que las multas que te pueden caer no son ninguna broma.
AUTOMATIZACIÓN PROCESOS DE CONTABILIDAD
Pago de desplazamientos
Hoteles, trenes, taxis, restaurantes… tickets y papeleo por cada desplazamiento. Multiplica esto por cientos de empleados. Este es otro de los mecanismos que pueden resultar muy pesados y costosos si nos ponemos a rellenar hojas a lo loco.
No hay nada más eficaz que añadir una herramienta capaz de automatizar todas las notas de gasto, reservas de viajes y gestión de facturas.
Aprobación de gastos
Aprobar o rechazar gastos puede suponer una pérdida de tiempo excesiva, y aunque en muchas ocasiones sea recomendable echar un vistazo al presupuesto, un software potente es capaz de ayudarte a que esta decisión no detenga los procesos productivos de tu empresa.
Además, la automatización en este caso puede ser incluso más objetivos que las personas, algo que puede evitar masacres no deseadas en la contabilidad de la empresa.
VENTAS
Nuevos leads y seguimiento comercial
La automatización en el control de nuevos leads es vital para conseguir que los mismos sientan en todo momento la cercanía de la empresa. Aunque no estén en el momento oportuno para contratar un servicio, automatizar su gestión hará que tengan una buena experiencia desde el principio.
¿Se puede mejorar la forma de hacer el follow up y los procesos de venta? Por supuesto, también a través de la automatización. De hecho, la suma de ventas cerradas es la que revela si se hace un seguimiento correcto de leads y un plan posterior con éxito: lead magnets, campañas de email marketing, newletters… ¿te suena, a que sí?
Eso sí, es importante que no olvides crear mensajes automáticos con un tono personalizado. Hablar a un posible cliente como si fuera un robot no es la mejor de las ideas.
Hacer presupuesto entre varios departamentos
Este es uno de los procesos por el que muchas empresas siguen ancladas en el pasado.
Por favor, deja de usar las hojas de cálculo como si no hubiera algo más allá de eso. Lo ideal es integrar una herramienta que centralice, unifique y actualice la información y el contenido en el que pueden participar todos los departamentos que estén afectados en la creación de este presupuesto.
¿Y cómo se actualiza este proceso? Pues a través de «aplicaciones» como el análisis de Escandallo, que calcula costes reales de un producto para darle luz a la empresa en cuanto a futuras ganancias, con una reducción de tiempo brutal, y eliminando la redundancia de datos (que solo dan más dolores de cabeza).
COMPRAS
Aprobación de presupuestos
De la misma forma que un software es capaz de iluminarnos en la aprobación (o no) de ciertos gastos, lo es a la hora de aprobar un presupuesto. Y si ahí se suele perder tiempo, en este caso más si cabe.
Facturación proveedores
Es de las faenas más laboriosas si se hace de forma manual, necesita muchos recursos y mucho tiempo, y cuando eso coincide con que es realmente una de las tarea más sencillas algo falla. No es necesario ni bueno perder tanto tiempo en esto.
Este es uno de los procesos con el que las empresas están ganando muchísimo más tiempo desde la automatización; la facturación consigue más eficacia y más eficiencia, además de reducir bastante las posibilidades de error.
Otras de sus grandes ventajas son que: nos protegemos más en el cumplimiento de la normativa contable, perdemos menos documentos, nos olvidamos de pagos duplicados y fraudes, y conseguimos una mayor transparencia y un mayor control de la situación.
Solicitudes proveedor
Más de lo anterior, una herramienta eficaz nos libra de perder tiempo y recursos, y nos ayuda a estructurar y almacenar la documentación vinculada a la sección de proveedores, en este caso las solicitudes de productos o servicios que hacemos habitualmente y que te cuesta tiempo de llamadas, correos o reuniones.
Gestión de contactos
Es la base para «construir», por eso hay que hacerlo muy bien. Tener un control sobre los contactos generados, para educarlos con técnicas de fidelización y llegar a convertirlos en potenciales clientes, y en último término en prescriptores parece simple pero debe cuidarse al detalle.
Se puede hacer de muchas maneras: newletters, campañas de marketing… Además, es posible realizar mediciones que nos detallan si realmente lo estamos haciendo bien.
Una vez conseguidos los clientes potenciales (o incluso los que ya compraron), lo ideal es automatizar comunicaciones periódicas que podemos tener con ellos. Recuerda, siempre intentando que sea de la forma más personalizada posible.
SOPORTE AL CLIENTE
Gestión de tickets
Existen herramientas que automatizan este proceso, uno de los más complejos pero de los más sencillos de manejar.
Basta con asociar un contacto a un ticket, y a partir de ahí, con la cumplimentación de campos de por medio, se automatiza un proceso de selección según el canal de entrada que utiliza el usuario.
Además, estas herramientas suelen complementarse con la cumplimentación de actuaciones con respuesta rápida, base de datos de conocimiento y la integración con otros sistemas.
Herramienta de automatización todo en uno
Todas las automatizaciones que hemos repasado están muy bien y sirven para llevar una empresa con mayor productividad. Con un par de Excels y plantillas a lo mejor tienes aligerada alguna de ellas, pero en cuanto tengas cinco o diez procesos distintos necesitarás un software de automatización específico.
Lo que ofrecemos en Kissflow España es una integración de diferentes herramientas englobadas en una y conseguir automatizar más de 70 procesos diferentes como contamos en nuestro caso de estudio.
Recuerda que si quieres, podemos hacerte una demo personalizada.