Nuestra guía de digitalización de procesos
Cada día, todas las empresas realizan trabajos repetitivos que consumen tiempo y recursos. Esto se convierte en un auténtico caos cuando hablamos de empresas con cientos de empleados, y que cada decisión debe pasar por varias personas.
Digitalizar y automatizar los procesos empresariales puede suponer la diferencia entre el caos, y el orden. Simplemente.
Por eso, hemos desarrollado una guía completa para responder a todas las preguntas que habitualmente nos hacen nuestros clientes con la automatización de procesos. En concreto, esta guía está dividida en las siguientes secciones:
¿Está nuestra empresa preparada para digitalizar y automatizar procesos? En este artículo tratamos de explicar las claves para saber si estás en el momento adecuado para hacerlo.
Si ya sabes que estás listo para digitalizar tus procesos empresariales, te explicamos paso por paso cómo empezar a plantear los proceso de una forma digital.
En este artículo, analizamos hasta 12 procesos frecuentes en todas las empresas y en diferentes deparatmentos que se pueden agilizar si se gestionan desde herramientas especializadas.
Comparamos las alternativas existentes en el mercado para gestionar los procesos empresariales y analizamos los puntos fuertes y débiles de cada una.
Mostramos un caso de estudio real en el que automatizamos la aprobación de inversiones de más de 52 fábricas con un software especializado.
En el primer artículo de esta guía vamos a empezar por el principio. ¿En qué consiste la digitalización de procesos?
¿En qué consiste la automatización de procesos?
La automatización consiste básicamente en digitalizar ciertos procesos de una empresa, de manera que se conviertan en mecánicos o se reduzca cuanto sea posible la intervención humana sobre ellos. El objetivo principal es mitigar las tareas manuales, que siempre serán más lentas y estarán expuestas a errores.
Piénsalo. Para ejecutar las actividades del día a día, también tendemos a la automatización. Nuestras abuelas sufrían limpiando el suelo de rodillas, hasta que llegó la fregona y, bastante después, los aspiradores robóticos. Con su uso ahorramos en tiempo y esfuerzo, a la vez que ganamos en bienestar.
El símil se puede llevar al mundo empresarial, porque de lo que se trata es de mejorar el proceso de un flujo de trabajo para reducir tiempo y costes. El objetivo último es ganar eficiencia, que es la capacidad de realizar correctamente una función invirtiendo los mínimos recursos posibles.
Piensa, por ejemplo, en la gestión de inventario. Si el proceso es manual, habrá una persona encargada de registrar la llegada de materiales y vigilar el estado del stock. Pero ello requerirá tiempo y, probablemente, se produzcan errores.
Si la empresa crece, llegará un momento en que sea necesario automatizar la tarea. Se necesitará un software, códigos de barras, etiquetas RFID, túneles y escáneres para tener el inventario controlado, y así se evitarán situaciones como las roturas de stock.
Beneficios de la automatización de procesos
Al automatizar procesos, la empresa obtiene una serie de beneficios que, a la larga, la harán más competitiva.
1. Se gana en agilidad
Automatizar es sinónimo de acelerar. Será una máquina (un software) la que se encargue de las tareas rutinarias y repetitivas, por lo que se acorta el ciclo de producción. Se trata de optimizar, es decir, de buscar la mejor manera de realizar una actividad. Al hacerlo, también se puede aprovechar mejor el talento del personal.
2. Se estandarizan los procesos
Quizás no sea el objetivo de una empresa que acaba de echar a rodar, pero, a medida que crezca, sí conviene estandarizar procesos. Estandarizar es ajustar la tarea a un tipo o norma, lo que homogeneiza a la hora de ejecutarlas. Se gana en seriedad y profesionalidad.
3. Mejora la capacidad de control y la toma de decisiones
Al usar un software de gestión de procesos de negocio, se accede a nuevos datos que te permitirán establecer indicadores de desempeño. Se obtienen informes que ofrecen una visión integral de resultados y objetivos en tiempo real, por lo que se mejora la toma decisiones.
4. Se reduce el coste
Al aplicar la tecnología a los procesos, es más fácil identificar gastos y partidas innecesarias. Automatizar es simplificar, luego la tarea se vuelve más manejable y más económica.
5. Se accede a nuevas herramientas de comunicación
Los softwares de gestión de procesos vienen dotados con herramientas para la interacción de los miembros del equipo: chats, foros, comentarios, correo, etc. Toda la comunicación puede tener lugar en el mismo espacio, y las tareas son accesibles para todas las personas involucradas en ella.
6. Se aprovecha tecnología ya existente
Un BPM se puede integrar fácilmente con otra plataformas y sistemas internos que ya se estuvieran utilizando, como los sistemas ERP y las herramientas CRM. Cualquier departamento puede beneficiarse de ello, como el de Compras, el de Recursos Humanos, el de Marketing o el de Contabilidad.
La automatización de procesos está de moda, sí, pero no por cualquier motivo. No se trata de implementar la tecnología por el mero hecho de hacerlo, sino de hacer el correspondiente diagnóstico a su debido tiempo y aprovechar las ventajas. La clave es buscar la optimización o, mejor aún, el crecimiento y el progreso.
Cómo se hace
Se necesita una herramienta de automatización de procesos. En concreto, lo que se utiliza es un Business Process Management Suite, un software que se configura específicamente para tareas o procesos habituales en la empresa.
En una primera fase, se diseña la interfaz para que integre las tareas y los formularios que conforman el proceso completo, además de designar a los responsables. Estos reciben una formación por parte de la empresa distribuidora del software para sacar el máximo partido a la herramienta.
El uso del software resulta asequible para cualquier persona involucrada, pues no se trata de generar un problema añadido por la dificultad técnica. El personal involucrado sabrá en qué punto del proceso se encuentra la tarea, cuándo intervenir y cómo hacerlo. Se habrá generado así un flujo de trabajo eficaz.