La automatización del flujo de trabajo es como aprender a andar en bicicleta: requiere un poco de práctica al principio, pero una vez que adquieres el equilibrio, tu negocio comenzará a avanzar a toda velocidad.
A muchos propietarios de pequeñas empresas y jefes de departamento les gusta estar al tanto de la nueva tecnología haciendo rondas en los círculos empresariales. Pero no es necesario tener conocimientos de ingeniería o tener un equipo de TI a tu disposición para sacar el máximo provecho de un software de gestión del flujo de trabajo en la nube.
Si nunca antes has probado la automatización de flujos de trabajo, empieza por elegir algunos de los flujos de trabajo más fáciles de automatizar de tu empresa. Al igual que no envías a tu hijo de cuatro años a un sendero de bicicletas de montaña para aprender a andar en bicicleta.
Como regla general, los procesos de selección que ya tienen una forma, están bien documentados, y sólo podrían utilizar un poco de vapor para trabajar más rápido o rastrear mejor.
Aquí hay tres de los procesos de flujo de trabajo más comunes y sencillos que puedes utilizar para impulsar la cultura de la automatización en tu empresa.
1. Incorporación del empleados
Es probable que pases mucho tiempo y esfuerzo seleccionando a las personas adecuadas para tu equipo. Pero, ¿cómo los introduces en la cultura de tu empresa? ¿Llevas a tus nuevos ingenieros a una habitación oscura y les dices que los visitarás la semana que viene? ¿O tienes un plan sistemático para facilitarles la entrada en tu empresa?
La mayoría de los dueños de negocios y jefes de departamento se esfuerzan por esto último, pero el negocio de la vida de oficina significa que no se puede dar a todos los nuevos miembros el mismo trato.
…a menos que mires un proceso automatizado.
La incorporación de empleados suele incluir documentación a través de la carta de oferta, formularios, base de datos de empleados, etc.
Puedes actualizar fácilmente este proceso a un flujo de trabajo automatizado. Sólo asegúrate de quitar tanto trabajo manual del proceso como sea posible cuando diseñes el formulario, modeles el flujo de trabajo y crees las rutas de aprobación.
Puede jugar con la sencilla interfaz de arrastrar y soltar en aplicaciones de flujo de trabajo basadas en la nube para crear campos desplegables, campos con datos pre-poblados, rangos de fecha y hora, archivos adjuntos de medios enriquecidos, etc.
2. Procesamiento de gastos
Las solicitudes de reembolso de gastos de viaje y otros reembolsos son flujos de trabajo sencillos, pero el uso extensivo de papeleo tiende a complicar el tiempo de procesamiento. También hay muchas idas y venidas que se producen debido a la falta de comunicación en el flujo de trabajo manual.
Al convertir este proceso en un flujo de trabajo automatizado, se limitará el alcance de los errores porque se podrán establecer validaciones exactas mientras se diseña el formulario.
Por ejemplo, si has desactivado los campos para que no acepten presentaciones de meses anteriores, los empleados no pueden proceder con una solicitud porque si lo hace viola la validación.
Puedes añadir condiciones especiales en tu flujo de trabajo para dirigir la aprobación al jefe de departamento cuando un empleado presenta un importe que excede los límites de reclamación definidos, en lugar de rechazar la solicitud y que se le devuelva en una fecha posterior.
3. Solicitudes de servicio
Tu equipo de administración merece un premio por la forma en que manejan las solicitudes de servicio. Pero en lugar de un certificado de mal gusto, ¿por qué no facilitarles el trabajo con un proceso de flujo de trabajo automatizado?
Ya sea que se trate de arreglar el aire acondicionado de la despensa, dirigir una salida de equipo, o arreglar los vehículos para un viaje de negocios, todos los demás equipos dependen del departamento de administración para hacer las cosas.
Cuando lleves este flujo de trabajo en línea, crea un sencillo formulario para que otros equipos lo rellenen para solicitar un servicio. El formulario puede eliminar cualquier posibilidad de confusión en torno a una solicitud de vehículo creando un campo en el formulario para mostrar sólo las fechas que están abiertas para la reserva.
Es un proceso simple, hecho más inteligente con el uso de la automatización y llevado con precisión.
¿Qué beneficios puedes esperar al implementar la automatización del flujo de trabajo en tu empresa?
- Aumento de la productividad: Reduce drásticamente el tiempo dedicado a tareas manuales y repetitivas, permitiendo a tu equipo ser más eficiente y productivo.
- Mayor precisión: Minimiza los errores humanos al estandarizar procesos y garantizar que cada paso se ejecute de manera consistente.
- Toma de decisiones más informada: Genera informes y análisis en tiempo real a partir de los datos recopilados en los procesos automatizados, lo que te permitirá tomar decisiones más estratégicas.
- Mejora de la experiencia del cliente: Agiliza los procesos de atención al cliente y reduce los tiempos de respuesta, lo que se traduce en una mayor satisfacción del cliente.
- Escalabilidad: Adapta fácilmente tus procesos a medida que tu empresa crece, sin necesidad de aumentar significativamente tus recursos.
- Reducción de costos: Optimiza el uso de recursos y reduce los costos operativos al eliminar tareas redundantes y mejorar la eficiencia.
- Mayor visibilidad: Obtén una visión clara y completa de tus procesos, lo que te permite identificar áreas de mejora y optimizar el rendimiento.
- Flexibilidad: Personaliza tus flujos de trabajo para adaptarlos a las necesidades específicas de tu empresa y realizar cambios rápidamente cuando sea necesario.
En resumen, la automatización de flujos de trabajo es una inversión que se traduce en un aumento de la eficiencia, la productividad y la rentabilidad de tu negocio. Al simplificar procesos complejos y eliminar tareas manuales, puedes liberar a tu equipo para que se enfoque en lo que realmente importa: innovar y crecer.
Subirse al tren de la automatización
Cuando estés listo para aplicar la automatización a tus procesos empresariales, comienza con un sistema de gestión de flujo de trabajo personalizable que sea lo suficientemente sencillo para que todos lo utilicen y lo suficientemente económico para que puedas ampliarlo cuando lo necesites.
Una aplicación de flujo de trabajo basada en la nube como Kissflow Process marca todas las casillas para muchas de las pequeñas y medianas empresas.
Una vez que superes los obstáculos iniciales de la automatización de unos pocos procesos sencillos, la creación de flujos de trabajo automatizados te saldrá de forma natural, como si fueras a dar tu primer paseo en bicicleta en solitario.
¿Estás listo para llevar tu negocio al siguiente nivel? Comienza hoy mismo a explorar las posibilidades que ofrece la automatización de flujos de trabajo. ¡Contáctanos!
