Automatización del proceso de aprobación de inversiones en una empresa industrial multinacional de fabricación y distribución
Introducción
Las empresas industriales suelen tener procesos de aprobación de inversiones complejos y largos. Estos procesos pueden resultar ineficientes y difíciles de controlar, lo que puede provocar retrasos y pérdidas de productividad.
En este caso, una empresa industrial implementó un software de gestión de procesos (BPM) para automatizar su proceso de aprobación de inversiones.
La implementación de esta solución permitió a la empresa agilizar el proceso, mejorar la comunicación entre las partes involucradas y aumentar el control sobre el proceso.
El problema:
La empresa industrial, que fabrica y distribuye productos industriales, tenía un proceso de aprobación de inversiones complejo y largo. El proceso implicaba a varios países, compañías, departamentos y personas, y podía durar hasta 15 días.
El proceso anterior se realizaba utilizando herramientas rudimentarias, como Excel, correos electrónicos y Teams.
Esto generaba los siguientes problemas:
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Reenvíos continuos de correos: Los correos electrónicos se enviaban de un departamento a otro, lo que generaba confusión y retrasos.
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Hilos largos de correos: Los hilos de correo electrónico se volvían largos y difíciles de seguir, lo que dificultaba la comprensión del proceso.
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Imposibilidad de adjuntar documentos importantes: Los documentos importantes, como los estudios de viabilidad o las ofertas de proveedores, no podían adjuntarse a los correos electrónicos.
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Escaso nivel de seguridad: Los documentos importantes no estaban protegidos adecuadamente.
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Falta de control del estado del proceso: Las personas implicadas no sabían en qué punto se encontraba el proceso.
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Pérdida de tiempo: Todo lo anterior generaba pérdida de tiempo y productividad.
La solución
La empresa decidió implementar un software de gestión de procesos (BPM) para automatizar su proceso de aprobación de inversiones. El software elegido fue Kissflow Digital Workplace. En Amkari, desarrollamos un proceso a medida de Capex Approval para resolver todos los problemas.
Kissflow permite crear flujos de trabajo personalizados para automatizar procesos. En el caso de la empresa industrial, el flujo de trabajo se diseñó para cubrir todas las etapas del proceso de aprobación de inversiones.
El flujo de trabajo se divide en las siguientes etapas:
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Creación de la solicitud: El solicitante completa un formulario con los datos de la inversión.
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Aprobación del responsable de departamento: El responsable de departamento revisa la solicitud y emite su opinión.
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Aprobación del director de Administración / Controlling: El director de Administración / Controlling revisa la solicitud y emite su opinión.
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Aprobación del director de departamento / responsable de negocio: El director de departamento / responsable de negocio revisa la solicitud y emite su opinión.
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Aprobación del director general: El director general revisa la solicitud y emite su opinión.
El flujo de trabajo se implementó en una plataforma cloud, lo que facilitó su acceso a todas las personas involucradas en el proceso.
Resultados
La implementación del proceso Capex Approval tuvo un impacto positivo en el proceso de aprobación de inversiones de la empresa industrial. Los beneficios obtenidos fueron los siguientes:
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Más organización: El flujo de trabajo quedó organizado y visible por todas las partes involucradas en una única plataforma.
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Más agilidad y fluidez en la comunicación: Las tareas están bien delimitadas, son visibles en su totalidad en un mapa perfectamente organizado y tienen asignadas a las personas responsables. Estas se pueden comunicar entre sí a través de la misma plataforma, gracias a opciones como los comentarios.
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Ahorro de tiempo: Todos los responsables saben en qué punto se encuentra el proceso y cuándo deben intervenir. La información no se pierde porque se localiza en el mismo lugar, por lo que no hay ineficiencias de comunicación que suponen pérdida de tiempo. Y, por extensión, de dinero.
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Mayor control del proceso: Control del proceso en sí mismo, pero también de su rendimiento. Kissflow ofrece la posibilidad de tener el proceso programado y controlado por completo, desde la solicitud hasta su autorización.
En concreto, la implementación de Kissflow permitió a la empresa industrial reducir el tiempo de aprobación de inversiones de una media de 15 días a 5 días. Además, la empresa pudo identificar puntos de estancamiento en el proceso y tomar medidas para mejorarlo.
Conclusiones
La automatización de procesos es una herramienta eficaz para mejorar la eficiencia y la productividad de las empresas. En el caso de la empresa industrial, el desarrollo realizado por Amkari sobre Kissflow permitió a la empresa agilizar su proceso de aprobación de inversiones, lo que se tradujo en un ahorro de tiempo y una mejora en el control del proceso.