Aunque el concepto de gestión del flujo de trabajo existe desde hace bastante tiempo, no todas las organizaciones lo han adoptado. La mayoría de las Pequeñas y Medianas Empresas (PYMES) no conocen el concepto o ya están convencidas de que los flujos de trabajo no son para ellas. A menudo, la opinión es que la gestión del flujo de trabajo sólo es útil para las empresas más grandes. Especialmente, para una organización que acaba de empezar o que está empezando a ganar ritmo, establecer un flujo de trabajo para los procesos implicados será intenso y llevará mucho tiempo. Tiene razón, tales empresas no tendrán un conjunto estructurado de procesos en una etapa temprana y se someterán constantemente a cambios. Introducir la gestión del flujo de trabajo en una organización de este tipo puede ser inútil. Aqui está el malentendido.
La gestión del flujo de trabajo proporciona las bases correctas para que su organización se desarrolle, así es como…
1.Punto de vista:
Normalmente cuando empiezas a trabajar en un nuevo proyecto tienes una idea aproximada de lo que te espera y de lo que es necesario para llevarlo a cabo. Sin embargo, un pensamiento permanece constantemente en tu cabeza, manteniéndote ansioso sobre si los pasos dados son lo suficientemente buenos para lograr el resultado deseado. Daría cualquier cosa por tener una vista panorámica del camino que está por recorrer, y eso es exactamente lo que la gestión de flujo de trabajo le proporciona. Una plataforma que da una vista detallada de cada intrincado proceso que tiene lugar, el «qué, por qué, dónde, quién y cómo» de cada proceso. Esta visión le permite alterar las estrategias como y cuando sea necesario para alcanzar los objetivos establecidos.
2. Control de defectos:
Una vez fijado el objetivo y establecido el curso de su realización, se puede evaluar la causa y el efecto de cada proceso existente. Son muchos los factores que apartan el proceso de su finalización éxitosa, desde el personal que lo gestiona, que puede no estar bien informado; las dependencias del proceso (hardware o software) que pueden no dar los resultados esperados, los procesos repetitivos que ponen en peligro el flujo… etc., todos ellos pueden evitarse. Los flujos de trabajo permiten asignar a los usuarios sus tareas (que pueden definirse), descartando la posibilidad de que se produzcan fallos de comunicación y exigiendo la responsabilidad de los empleados.
3. Optimización de la utilización de los recursos:
Mantener un control de sus recursos le ayudará en gran medida, especialmente cuando se está estableciendo como negocio. Una herramienta de flujo de trabajo proporciona una visión holística de sus recursos existentes y sus necesidades. La habilidad de Sam es la de hornear pizzas, también le gustan las ventas pero se le dan fatal… Los flujos de trabajo te ayudan a asignar habilidades a requisitos. Obtienes una visión clara de los recursos, humanos o de otro tipo, que cada proceso requiere para un funcionamiento sin problemas. Esto mejora la eficiencia de cada proceso y hace que todo el ciclo sea mucho más productivo, ahorrándote mucho tiempo y dinero.
4. Rediseño del proceso:
A medida que su negocio crezca, habrá una necesidad de vez en cuando de rediseñar los procesos. Es posible que se le pida que introduzca nuevos procesos, partes de los cuales pueden superponerse a uno ya existente. Es importante que para que crezca cada empresa, se mantenga el flujo de procesos ágil. Los flujos de trabajo no sólo proporcionan detalles de los pasos que paralizan el flujo del proceso, sino que también ayudan a identificar mejores formas de ejecutarlos. Le ayuda a rediseñar los procesos dando una visión del objetivo de cada proceso y de la meta más amplia. Esto elimina la duplicación innecesaria de los procesos y hace que el flujo de procesos sea más eficiente.
La gestión del flujo de trabajo le permite administrar y utilizar sus recursos de la mejor manera posible sin tener que molestar a su informático. Esto mejora ya que los flujos de trabajo actuales pueden automatizarse fácilmente y no requieren de una vigilancia humana constante.
