¿Estás cansado de realizar tareas repetitivas y consumir tiempo valioso? Los software de automatización de procesos son la solución. Estas herramientas te permiten delegar tareas rutinarias a sistemas informáticos, liberando a tu equipo para que se enfoque en actividades de mayor valor. En este artículo, exploraremos cómo estos software pueden transformar tu negocio y te presentaremos algunas de las opciones más populares en el mercado.
Las empresas son organizaciones que tienden hacia la automatización de procesos, pues esto les permite reducir errores al ejecutar tareas muy repetitivas. La llamada Revolución Industrial tiene en este viraje hacia la automatización uno de sus pilares básicos.
A nivel general, la automatización de procesos puede ser entendida como el conjunto de herramientas que permiten ejecutar tareas por parte de software que originariamente eran realizadas por empleados de manera manual. La fórmula más extendida para automatizar esos procesos es mediante los BPM (Business Process Management), que son sistemas de gestión de procesos.
Kissflow, el software de automatización de procesos más flexible del mercado
Kissflow es uno de los softwares de workflow y administración de procesos empresariales más extendidos en el mundo. Actualmente confían en nuestra herramienta más de 10.000 empresas en 100 países distintos.
Nuestro BPM actúa como plataforma capaz de combinar procesos, casos y proyectos, o lo que es lo mismo, flujos de trabajo estructurados pero continuos, flujos manuales y flujos únicos estructurados. En un mismo programa de gestión se puede dar salida a todas las necesidades dentro de la organización. Asana o Microsoft Project son herramientas populares para la gestión de tareas, pero Kissflow vamos un paso más allá: aplica la gestión de procesos completos en negocios.
La dinámica en Kissflow es orientar todos los procesos al ciclo BPM:
- Diseño del proceso y sus múltiples tareas.
- Modelado del mismo a través del software BPM para definir la secuencia de eventos y los flujos de datos.
- Ejecución del proceso permitiendo el acceso a los actores interesados.
- Monitorización de las tareas mediante órdenes médicas que identifiquen el proceso y la eficiencia del mismo.
- Optimización del flujo de trabajo mediante cambios en los procesos.
En Amkari somos partner Kissflow en España y nuestros clientes disfrutan de una suite con más de 70 aplicaciones para gestionar todo tipo de tareas a nivel empresarial.
Amkari: Más allá de Kissflow
En Amkari no solo ofrecemos la implementación de Kissflow, sino que vamos más allá. Nuestro equipo de expertos se encarga de integrar la herramienta con tus sistemas existentes, asegurando una transición fluida y minimizando los riesgos. Además, proporcionamos un acompañamiento integral, desde la formación inicial hasta el soporte técnico continuo, para garantizar que saques el máximo partido a tu inversión.
ProcessMaker
ProcessMaker es otro software especializado en la administración de procesos empresariales. Es especialmente útil para organizaciones con gran volumen de trabajo. Su principal virtud es la mejora de la eficiencia a medida que se construyen, ejecutan y optimizan las tareas dentro de un negocio.
Otro punto destacable es la interfaz, que es muy cómoda e intuitiva para los usuarios. Está ampliamente extendida en sectores de negocio como la banca, los seguros, la atención sanitaria, la industria o la parcela administrativa.
Es un BPM dinámico que posibilita la creación de flujos de trabajo, no requiere habilidades de programación e integra a todos los usuarios en las distintas tareas a las que tienen concedido permiso, para comprobar el estado de las peticiones o casos iniciados por ellos.
Se trata de un gestor de procesos que se ajusta bien a lo que se pide a estas herramientas: eficiencia en los procesos, velocidad de ejecución, reducción de errores y rendición de cuentas. A su vez, es un BPV muy escalable.
Nintex
Las características de Nintex también lo convierten en una plataforma muy competitiva en la automatización de procesos. Este software está diseñado para facilitar la gestión empresarial y ganar en competitividad.
Su instalación es muy sencilla y su uso es intuitivo y extensible. Requiere de una inversión mínima y el retorno de la inversión es alto. Su integración en la empresa está sujeta a distintas opciones de precios adaptadas a pymes y grandes empresas.
Con Nintex se pueden crear flujos de trabajo sobre SharePoint y Office 365, aunque en este último escenario no aparecen muchas características que sí incluye la versión local. Otro punto a considerar es que la integración con otras herramientas como InfoPath no es sencilla por el uso de operaciones en segundo plano.
Este BPM automatiza los procesos manuales diarios, genera formularios y conecta los procesos con medios sociales y herramientas de contenido, lo que lo convierte en una buena elección para los departamentos de compra, de comunicación y marketing, de calidad, de recursos humanos o el de operaciones.
Asana
Asana es otra de esas herramientas con una inferfaz muy intuitiva y amigable. Con este software se pueden administrar y gestionar de manera organizada numerosas tareas dentro de un proyecto y conformar equipos de trabajo.
Su uso es recomendable para ejecutar tareas cotidianas y proyectos específicos. Se puede sincronizar con Google Calendar y ofrece la opción de programar recordatorios, tareas recurrentes y checklists.
Como otros BPM, su contratación está sujeta a diferentes planes: Basic, Premium, Business y Enterprise, lo que señala su alta escalabilidad. El objetivo de este software es hacer más cómodo a los equipos de trabajo compartir, planificar, organizar y seguir las tareas que se ejecutan en los entornos empresariales.
El software está disponible de forma gratuita con un límite de 15 miembros o usuarios únicos, dentro del plan Basic. A medida que se avanza en la inversión, el propio BPM ofrece funcionalidades más completas.
Flokzu
Hasta el año 2015 hay que remontarse para llegar al origen de Flokzu. Esta startup uruguaya diseñó entonces un BPM que ha ido actualizando con el tiempo y que responde a todos los requisitos que se le piden a un software de gestión de procesos.
Con ella es posible combinar tareas, gestionar el tiempo de un proyecto, recibir y enviar notificaciones sin código y fijar las reglas de un negocio. Y todo ello desde una interfaz fácilmente navegable y 100% personalizable.
Flokzu, como vemos en nuestro ranking de mejores herramientas para los flujos de trabajo, destaca por sus potencialidades y facilidad de uso.
Este BPM suma a todas sus características la posibilidad de brindar conjuntos de reportes en tiempo real para comprobar el grado de cumplimiento de los objetivos de los empleados y la evolución de los procesos a través de reportes históricos en los que se analizan cuellos de botella y oportunidades de mejora.
TrackVia
Se trata de un BPM bajo código que permite desarrollar e implementar aplicaciones web y móviles totalmente personalizables de manera cómoda y sencilla.
Es un software de workflow diseñado para maximizar la eficiencia y alcanzar un mayor grado de productividad en las empresas automatizando procesos. Permite crear informes en tiempo real y obtener sólidas analíticas y métricas para comprobar el grado de integración de la plataforma en la empresa.
Con TrackVia los empleados pueden introducir datos, escanear códigos de barras, colocar etiquetas de geolocalización, tomar fotos y verificar informes, así como integrar el BPM en dispositivos con sistemas operativos iOS y Android gracias a aplicaciones nativas de la propia plataforma.
A su vez, el software integra Zapier y tableros de control sensibles. La personalización sí está limitada debido a los diseños predeterminados, pero gestiona de manera eficaz los flujos de trabajo.
La selección de BPM que mostramos incluye herramientas de automatización de procesos muy útiles a nivel empresarial, pero son pocas las que incluyen funciones completas. En cambio, Kissflow es un sistema de gestión procesos simple y muy poderoso, gracias a sus más de 70 funciones integradas y a que no hay límites en el número de aplicaciones que el usuario puede crear.