Elegir un Software de BPM adecuado para la gestión de flujos de trabajo solía ser fácil. Sólo había unos pocos vendedores y no tenías muchas opciones.
Sin embargo, hoy en día hay docenas de opciones en lo que respecta al software de gestión de procesos empresariales para ayudarte a gestionar sus procesos y ser más eficiente.
Si bien la mayoría de estos instrumentos ayudan a transformar las organizaciones, lo hacen de muchas maneras diferentes.
Algunos softwares se centran en los flujos de trabajo visuales para cada proceso, otros en la documentación y los formularios digitales, y otros en la vigilancia y el seguimiento de cada etapa del proceso.
El reto de elegir el sistema BPM adecuado radica en tener en cuenta el contexto único de los procesos de la empresa y es necesario averiguar cuál de estas muchas herramientas es la adecuada.
¿Por qué es importante elegir el software de BPM adecuado?
En un entorno empresarial cada vez más competitivo, la optimización de procesos es fundamental para aumentar la eficiencia, reducir costos y mejorar la satisfacción del cliente. Un software BPM bien implementado te permitirá:
- Automatizar tareas repetitivas: Libera a tus empleados para que se enfoquen en tareas de mayor valor.
- Mejorar la colaboración: Facilita la comunicación y coordinación entre equipos.
- Aumentar la visibilidad: Obtén una visión clara de tus procesos y toma decisiones más informadas.
- Reducir errores: Minimiza las posibilidades de fallos humanos.
3 claves para hacer la elección correcta del software de BPM
Estos son los tres factores principales que se deben considerar antes de tomar una decisión final sobre el software de BPM que se va a utilizar.
Personas
¿Son las personas que van a crear los procesos automatizados analistas de BPM, o usuarios de negocios comunes? Algunos sistemas BPM son creados para programadores o para aquellos que conocen el lenguaje de modelado como BPMN 2.0 o DMN 1.1.
Otros, como Kissflow, están hechos para que cualquiera en la organización los use. Pero en todo caso es importante tomar en cuentas los siguientes aspectos:
- Perfil de los usuarios: ¿Quiénes utilizarán el software? ¿Necesitan conocimientos técnicos o una interfaz sencilla?
- Accesibilidad: ¿El software es accesible desde cualquier dispositivo y ubicación?
- Capacitación: ¿Requiere una curva de aprendizaje pronunciada o es fácil de usar?
Considera también a los otros que van a usar el sistema. Si empiezas a enviar solicitudes de aprobación al Vicepresidente de Marketing, ¿podrá entender la interfaz? ¿Necesita una opción móvil?
Las respuestas a estas preguntas te ayudarán a decidir qué tipo de sistema BPM necesita.
Proceso
A continuación, analiza qué quieres resolver en función de:
- Necesidades específicas: ¿Qué problemas buscas resolver? ¿Necesitas automatizar flujos de trabajo complejos o simplificar procesos sencillos?
- Requisitos regulatorios: ¿Debes cumplir con normas específicas de tu industria?
- Integraciones: ¿El software se integra con otras herramientas que utilizas en tu empresa (CRM, ERP, etc.)?
Plantearte preguntas como: ¿la empresa necesita velocidad de procesamiento, reducción de errores, una mayor transparencia o tareas más automatizadas? ¿Hay algún requisito de propiedad exclusivo de tu empresa que simplemente no se pueda ignorar (aspectos de cumplimiento obligatorio, por ejemplo)?
Dependiendo de la respuesta, puedes optar por algo que funcione para la mayoría de las empresas casi todo el tiempo; o bien, necesitarás una solución de gestión de procesos empresariales más personalizada y hecha a medida.
También puedes considerar el resultado final de su proceso. Si siempre necesitas crear un documento fusionado al final, entonces el software BPM que se centra en el documento será una buena idea.
Si estás coordinando personas, entonces un sistema BPM centrado en el ser humano es mejor.
Costo
Finalmente, el software BPM que elijas debe ajustarse a tu presupuesto. Algunos programas de gestión de procesos empresariales son innecesariamente complicados en lo que respecta a los precios, mientras que otros son innecesariamente altos.
Toma nota de estos factores:
- Presupuesto: ¿Cuál es tu presupuesto destinado a esta inversión?
- Modelo de precios: ¿Existen costos ocultos o adicionales?
- Retorno de la inversión (ROI): ¿Cuál es el tiempo estimado de recuperación de la inversión?
Consideraciones Adicionales:
- Facilidad de uso: La interfaz debe ser intuitiva y fácil de navegar.
- Escalabilidad: El software debe crecer junto con tu empresa.
- Soporte técnico: Es importante contar con un buen servicio de soporte para resolver cualquier duda o problema.
- Personalización: El software debe permitirte adaptar los procesos a tus necesidades específicas.
Además del costo de la plataforma, debes considerar si hay algún costo adicional de implementación, soporte o consultoría. Haz tus deberes para obtener la aprobación de tu director financiero para el software de BPM que desees y llegua a un entendimiento claro.
En resumen: Checklist para elegir el software BPM adecuado para tu empresa
Al elegir un software BPM, es importante considerar:
-
- Tamaño y complejidad de la empresa: Las necesidades de una pequeña empresa pueden diferir de las de una gran corporación.
- Procesos a automatizar: Identifica los procesos clave que deseas mejorar.
- Presupuesto: Define cuánto estás dispuesto a invertir.
- Facilidad de uso: El software debe ser intuitivo y fácil de aprender.
- Escalabilidad: El software debe crecer junto con tu empresa.
- Integraciones: Debe integrarse con otros sistemas que utilizas.
¿Hiciste tu lista? Ahora compruébala dos veces
Mientras consideras las características críticas sin las que no puedes vivir en absoluto en el software de BPM, comprueba las que son más importantes para usted.
Revisa una tabla práctica que compara todos los mejores proveedores de software de BPM, y considera la cantidad de capacitación que se requiere para los usuarios de a bordo.
La decisión sobre qué software de gestión de procesos empresariales adoptar es un punto de inflexión crítico en el arco de crecimiento de una organización y no puede tomarse a la ligera. Debe hacerse de forma deliberada e intencionada.
Si bien hay muchas opciones, muchas de ellas no encajan bien.
En esta búsqueda de lo mejor, echa un vistazo a Kissflow, un software de BPM centrado en el ser humano y basado en la nube, construido para ser fácil de usar para todos en la organización.
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