Hoy en día, las empresas quieren que los equipos de compras lleven el valor más allá del ahorro de costes. Como resultado, los líderes de adquisiciones buscan constantemente maneras de mejorar su proceso de adquisiciones y hacerlo más sostenible. Sin embargo, no quieren tomar ninguna decisión sin los datos adecuados. Y por eso, hacen un seguimiento de una serie de métricas como los KPI.
Si bien los indicadores clave de rendimiento de las adquisiciones (KPI) son una palabra de moda muy utilizada en los círculos de las adquisiciones, no están grabados en piedra. Los KPI de adquisiciones significan cosas diferentes para las distintas empresas, casi hasta el punto de que la mayoría de los líderes de adquisiciones no están seguros de lo que cuenta como KPI y lo que no.
Pero cuando se trata de la toma de decisiones y el seguimiento del rendimiento, ¿cómo puedes estar seguro de que los KPI que se están siguiendo son los más importantes? Sólo comprendiendo mejor las métricas y echando un vistazo a los KPI de adquisición que utilizan los líderes de la industria.
Aquí hay un desglose de 11 indicadores clave de rendimiento de las adquisiciones que nunca deben ser ignorados.
¿Qué son los indicadores clave de rendimiento de las adquisiciones?
Los indicadores clave de rendimiento de las adquisiciones son un tipo de instrumentos de medición del rendimiento que se utilizan para evaluar y supervisar la eficiencia de la gestión de las adquisiciones de una organización. Estos KPI ayudan a una organización a optimizar y regular los gastos, la calidad, el tiempo y el costo.
Además, los indicadores clave de rendimiento de las adquisiciones ayudan a las empresas a mantener el ritmo de sus metas generales de proceso, estrategias de adquisición y objetivos comerciales.
¿Por qué medir la eficiencia de su proceso de adquisición?
El dicho «Si no puedes medirlo, no puedes mejorarlo» es tan cierto como siempre. La medición de la eficiencia de un proceso de adquisición es importante, ya que desempeña un papel fundamental en la cadena de suministro en caso de recesión económica.
Si bien el ahorro de costos es un objetivo obvio del rendimiento de las adquisiciones, no se limita a eso. Al medir el rendimiento de un proceso de adquisiciones, las organizaciones pueden encontrar respuestas a otras cuestiones importantes como:
- ¿Qué hay que mejorar?
- ¿Cómo nos comparamos con otras organizaciones?
- ¿Estamos mejorando o empeorando?
11 KPIs que cada equipo de adquisición debe medir sin falta
El KPI de adquisición correcto es relevante para sus objetivos de negocio y fácil de rastrear. Mientras redacta sus primeros KPI de adquisición, puede ser un poco abrumador. Al comprender mejor su propósito, podrá identificar los KPI que mejor se adapten a sus necesidades.
A continuación se enumeran once KPI de adquisiciones que toda organización debe controlar:
- Tasa de cumplimiento
- Tasa de defectos del proveedor
- Exactitud de la orden de compra y la factura
- Tasa de compras de emergencia
- Plazo de entrega del proveedor
- Tiempo de ciclo de la PO
- Disponibilidad del vendedor
- Costo por factura y orden de compra
- Gasto bajo gestión (SUM)
- El retorno de la inversión y los beneficios de las adquisiciones
- Competitividad de los precios
Según su finalidad, estos indicadores clave de rendimiento de las adquisiciones pueden dividirse en tres categorías principales: garantizar la calidad, mejorar la entrega y ahorrar en la entrega. Las tres categorías son interdependientes, por lo que centrarse en una sola categoría podría perjudicar a las otras dos y disminuir la sostenibilidad del proceso.
1. KPIs de calidad: Asegurar la calidad
Tasa de cumplimiento
El cumplimiento de los contratos y las políticas es fundamental para garantizar la seguridad jurídica. Si estas tasas de cumplimiento disminuyen, pueden aumentar los gastos indirectos y los incontrolados. Un contrato de compra a prueba de tontos con penalizaciones claramente definidas puede mejorar la tasa de cumplimiento
Métricas a tener en cuenta:
- La relación entre las facturas en litigio y las facturas totales
- La diferencia total entre el precio pagado y el precio cotizado
Tasa de defectos del proveedor
La tasa de defectos de los proveedores se utiliza para evaluar la calidad individual de un proveedor. Medir las tasas de defectos de los proveedores y desglosarlas según el tipo de defecto ofrecerá una visión procesable de la fiabilidad de un proveedor. Las tasas de defectos de los proveedores se miden generalmente en defectos por millón.
Tasa de defectos de los proveedores= Número de productos defectuosos/Número total de unidades ensayadas
Precisión de la PO
La baja precisión de la PO aumenta los costos de operación. Los KPIs de adquisición se miden a través de categorías de suministro, segmentos de compradores y más. Esta métrica ayudará a las empresas a asegurarse de que los proveedores están entregando lo que se ha pedido y si se ha entregado en el momento adecuado.
Indicadores para rastrear:
- La relación producto/servicio entregado fuera del objetivo de servicio predefinido
- % de entrega errónea sobre el número total de órdenes de compra en un período de tiempo
2. KPIs de entrega: Mejorar la entrega
Tasa de compras de emergencia
Las compras de emergencia son aquellos pedidos no planificados que se adquieren para evitar la escasez de productos/servicios. Esta medida se mide con la relación entre las compras de emergencia y el número total de compras en un período de tiempo determinado.
Al reducir la tasa de pedidos de emergencia, las organizaciones pueden:
- Ahorrar costes
- Mejorar el plan de adquisiciones
- Reducir los riesgos de suministro
- Asegurar la continuidad
Plazo de entrega del proveedor
El plazo de entrega del proveedor es el tiempo que transcurre entre el momento en que un proveedor recibe un pedido y el momento en que se envía el pedido. Este KPI se mide a menudo en días. El plazo de entrega del proveedor comienza con la confirmación de disponibilidad y el pedido y termina con la entrega de las mercancías.
Plazo de entrega del proveedor = Plazo de entrega (entrega de mercancías y recibos) – Plazo de pedido (aceptación del pedido)
Tiempo de ciclo de la orden de compra
La duración del ciclo de las órdenes de compra se mide en horas o días desde el momento en que se presenta una solicitud de compra hasta el momento en que se transmite a un proveedor o contratista. Este KPI cubre el proceso de pedido de principio a fin que constituye el ciclo completo de la orden de compra.
Disponibilidad del vendedor
La disponibilidad de los proveedores se utiliza para medir la capacidad de un proveedor para responder a demandas de emergencia. Este indicador clave de rendimiento de las adquisiciones ayuda a las organizaciones a determinar el grado de fiabilidad que pueden atribuir a un proveedor.
La disponibilidad del proveedor (%) se mide por la relación entre el número de artículos de tiempo disponibles en el lado de un proveedor y el número de pedidos realizados al proveedor.
3. KPIs de ahorro de costes: Recibir ahorros
Costo por factura y orden de compra
El costo de la factura y la orden de compra puede variar de una organización a otra en función de los factores que se incluyan en este cálculo. Una organización que siga un enfoque manual tendrá mayores costos de procesamiento en comparación con otras organizaciones que utilizan un proceso automatizado.
Una reciente encuesta de APQC muestra que las organizaciones con poca o ninguna automatización terminan gastando al menos 10 dólares o más por factura.
Gasto bajo gestión (SUM)
El gasto bajo gestión es el porcentaje de gastos de adquisición que está regulado o controlado por la administración. A medida que aumentan los gastos de gestión de una organización, su capacidad para optimizar el costo y prever los gastos aumenta con ellos.
SUM = Total de gastos aprobados (es decir, gastos directos, indirectos y relacionados con los servicios) – Gasto promedio
Retorno de la inversión de las adquisiciones
El rendimiento de la inversión en adquisiciones se utiliza para determinar la rentabilidad y la eficacia en función de los costos de la inversión en adquisiciones. Esta métrica es la más adecuada para el análisis interno.
Rendimiento de la inversión en adquisiciones = Ahorro anual de costos / Costo anual de las adquisiciones
Competitividad de los precios
La poca o ninguna competencia entre los vendedores puede llevar a un lugar donde unos pocos proveedores disfrutan de un monopolio. Esto puede reducir la calidad a largo plazo. Aquí se hace hincapié en la preselección de los vendedores que ofrecen al comprador una clara ventaja competitiva.
La competitividad de los precios puede medirse comparando el precio pagado con los precios de mercado publicados en los sitios inteligentes de mercado de compras como Beroe Inc.
También ofrece a los responsables de las adquisiciones la posibilidad de crear informes personalizados que muestren parámetros clave como el tiempo de ciclo de la orden de compra, el índice de compras de emergencia y el ahorro anual en adquisiciones con respecto a los costes anuales de adquisición.
El uso de una herramienta de adquisición electrónica es la clave para mejorar el rendimiento de las adquisiciones
Para mejorar el rendimiento de las adquisiciones, las organizaciones deben tomar medidas de los indicadores clave de rendimiento y hacer un seguimiento digital. El uso de una herramienta basada en la nube ayudará a las organizaciones con la recopilación de datos, la segregación, el enrutamiento, la recuperación y mucho más. Esto permite al personal de adquisiciones dedicar más tiempo al análisis de los datos recopilados.
El uso de una herramienta de adquisición electrónica ofrece una serie de grandes beneficios como:
- Reducción drástica del tiempo de proceso
- Aumento considerable de la productividad
- Aumento de la velocidad y la eficiencia
- Aumento radical del cumplimiento
- Ahorro sustancial de los costos
- Reducción significativa del riesgo
- Mayor visibilidad de todo el proceso
Visualización y seguimiento de los indicadores clave de rendimiento de las adquisiciones mediante la nube de adquisiciones Kissflow
Con Kissflow, las organizaciones tienen acceso a una herramienta integral que maneja los procesos de adquisición a lo largo del ciclo de adquisición a pago. Como se trata de una solución basada en la nube, tiene todos los datos de las adquisiciones disponibles para un acceso instantáneo. Esto significa que puede medir los KPI de las adquisiciones sin esfuerzo.
Kissflow ofrece herramientas específicas para ocuparse de las funciones de adquisición, como la gestión de órdenes de compra y solicitudes de compra, la gestión de facturas y contratos, y también la gestión de proveedores. Todos los datos de estos procesos están conectados y disponibles con el contexto, y la visibilidad de 360 grados que ofrece Kissflow garantiza la coherencia y la transparencia en todo el ciclo del proceso, a lo largo de los procesos básicos como la evaluación de los proveedores y las calificaciones del rendimiento.
El seguimiento de los KPI de adquisición nunca ha sido más fácil, con las herramientas de función específica de Kissflow que recogen, almacenan y analizan la información necesaria con un mínimo esfuerzo humano. Los datos recopilados se comparten con todas las partes relevantes con acceso basado en funciones para garantizar la seguridad de los datos.
Además, la Nube de Adquisiciones Kissflow puede proporcionar recordatorios automatizados tanto a los líderes de las adquisiciones como a los proveedores para mantener los procesos en marcha.
También ofrece a los responsables de las adquisiciones la posibilidad de crear informes personalizados que muestren parámetros clave como el tiempo de ciclo de la orden de compra, el índice de compras de emergencia y el ahorro anual en adquisiciones con respecto a los costes anuales de adquisición.
Resumen
El proceso de desarrollo de los KPI de adquisiciones en una organización no siempre es una tarea bien definida. Pero cuando los responsables de las adquisiciones se toman el tiempo necesario para identificar sus necesidades empresariales y comprender la naturaleza de los indicadores clave de rendimiento de las adquisiciones, es fácil elegir aquellos que están en sintonía con los objetivos de una organización.
Una solución de adquisición digital basada en la nube puede ayudar a las empresas a medir los indicadores clave de rendimiento (KPI), obtener información procesable, mitigar los riesgos y aumentar la rentabilidad.
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