A los diseñadores de sistema BPM a menudo les gusta restringir dando demasiado poder a los administradores de sistemas porque saben que cuanto más se juega con las cosas, más fácil es que se rompan.
Sin embargo, un sistema frágil es un problema en sí mismo, y necesitas tener gente en la empresa que pueda arreglar problemas sencillos cuando se estropean.
Darle poder a la administración garantiza dos cosas:
- Los administradores asumen la responsabilidad del proceso
- Los administradores aseguran la continuidad de las tareas y la seguridad de los datos
Una consola de administración hermética puede ofrecer estas oportunidades para permitir que la primera línea de defensa esté en casa en lugar de una llamada de apoyo.
El enigma del sistema BPM con los papeles de administración
Cada pieza de sistema BPM que usas generalmente tiene un papel de administrador. Esta persona gestiona las preferencias globales, la gestión de usuarios, la facturación y las integraciones.
Sin embargo, dado que la gestión de procesos empresariales (BPM) es, por naturaleza, un proceso creativo para el usuario, hay ciertas funciones que tradicionalmente se asignan al administrador y que no tienen sentido.
Por ejemplo, la persona que diseña una aplicación de órdenes de compra puede ser un gerente financiero funcional.
Debe ser capaz de editar los artículos a mitad de camino, eliminar cualquier artículo iniciado por cualquiera, hacer cambios en el proceso general, crear informes y ajustar la notificación por defecto.
Sin embargo, si el director de TI es el único administrador de la cuenta, muchas herramientas de BPM otorgan todas estas facultades sólo al director de TI.
La mejor solución es tener una función de Administrador de Sistemas y luego muchas funciones de Administrador de Procesos.
El Administrador de Sistemas sigue encargándose de la gestión de usuarios y la facturación, pero el Administrador de Procesos tiene acceso a todas las funciones adicionales mencionadas.
¿Qué características debería tener un administrador del sistema?
Mientras trata de encontrar el mejor software de gestión de procesos empresariales, tome nota de estas características administrativas que su administrador de sistemas debería tener:
- Administrar las solicitudes de acceso de los usuarios
- Crear y editar grupos de usuarios
- Administrar servicios web (webhooks y APIs)
- Facturación y adición de licencias adicionales
- Establecimiento de las preferencias mundiales en cuanto a monedas y formato de tiempo
¿Qué características debería tener un sistema BPM?
- Crear y editar formularios y flujos de trabajo para un proceso
- Restringir y conceder el acceso a los procesos
- Cambiar los permisos para la visualización y edición de datos
- Crear y editar conjuntos de datos maestros que existen fuera del proceso
- Reasignar tareas para cualquier elemento
- Delegar permanente o temporalmente las tareas a un nuevo propietario de la tarea
- Suspender el proceso temporalmente
- Datos de exportación del proceso
- Crear informes a partir de datos de proceso
- Eliminar el proceso
- Personalizar el correo electrónico o las notificaciones push
- Borrar elementos individuales
- Editar elementos en medio de un proceso
Aprenda más en nuestra guía de automatización de procesos.
No se preocupe por los honorarios de la consultoría y los largos tiempos de espera de la asistencia. Asegúrate de que el software de BPM que utilizas otorga estos superpoderes a tu administrador antes de comprarlo.
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