La productividad es una de las principales preocupaciones de los directores de proyectos. No importa cuánto tiempo lleve dirigiendo proyectos, probablemente te gustaría aumentar la eficiencia y la productividad de tu equipo. Todos queremos ofrecer resultados a nuestros clientes y jefes, y queremos que cada persona de nuestro equipo realice su potencial.
La productividad es una medida común de lo bien que nos va en cada una de esas áreas y se relaciona con la eficiencia de un equipo. Como la mayoría de las áreas de liderazgo, la productividad aumenta cuando una mejora en tu equipo comienza con tu mejora como individuo.
Examinemos siete formas simples pero eficaces de aumentar la productividad personal en el trabajo, seguidas de otras seis formas estratégicas para ayudar a tu equipo a ser más productivo en el lugar de trabajo.
Cómo aumentar la productividad en el trabajo como individuo
1. Aprende a priorizar
La mayoría de las personas terminan como directores de proyectos porque se les da bien dejar las cosas hechas. Entonces te conviertes en director de proyecto y de repente se espera que hagas más cosas en el mismo tiempo. ¿Cómo se decide qué es lo primero que hay que hacer? Una herramienta sencilla para priorizar es la Matriz de Eisenhower .
También conocido como la Matriz de Urgencia-Importancia, este método ayuda a priorizar las tareas en base a sus niveles de urgencia e importancia. Las tareas caen en una de cuatro categorías:
- Urgente e importante- estas son tareas que debes hacer inmediatamente.
- No urgente, pero importante- son tareas que deberías poner en tu agenda y comprometerte a hacer.
- No importante, pero urgente- son tareas que deben realizarse pronto pero que podrían ser realizadas igual o mejor por otra persona. Son las delegas.
- Ni urgente ni importante- son tareas que probablemente podrías eliminar por completo. No pierdas el tiempo del equipo en estas tareas.
Es útil visualizar tu Matriz de Eisenhower dibujando un simple gráfico. Haz de la Matriz de Eisenhower una parte regular de tu rutina, y comprométete a seguir y a comprender tu ganancia.
2. Programa tu día estrtégicamente
Algunas personas llegan a la oficina llenas de energía, y algunos necesitamos una hora y una taza de café antes de que nuestros cerebros estén completamente operativos. Toma nota de cuándo eres más productivo, y programa las tareas más difíciles para esos momentos.
Si la depresión posterior al almuerzo siempre te afecta, usa ese tiempo para revisar los correos electrónicos o entra en la oficina de un compañero de trabajo para retomar contacto (¡sólo asegúrate de no interrumpir su tiempo más productivo en el proceso!).
3. Delegar
Uno de los mayores retos de la gestión de proyectos es darse cuenta de que no se puede hacer todo. Puede que te hayan nombrado director de proyecto porque eres muy bueno dejando cosas hechas.
¡Eso es genial! Pero ahora hay muchas más cosas de las que eres responsable. Si las tareas se acumulan, centrate en las que debes hacer y delega las tareas que pueden ser pasadas a otra persona.
4. Reducir las distracciones
Vivimos en un mundo lleno de distracciones, y nos demos cuenta o no, todas esas distracciones están matando nuestra productividad. Así que apaga las notificaciones de correo electrónico, pon tu teléfono en silencio, y cuelga un cartel de «no molestar» en tu puerta.
Si es imposible concentrarse en la oficina, dedica tiempo a otro lugar cada día, ya sea una cafetería en la carretera, una sala de conferencias sin usar o un armario del conserje donde nadie pensará en buscarte.
5. Deja de hacer varias tareas a la vez.
La investigación científica ha demostrado que la multitarea es en realidad cambiar rápidamente entre tareas y que nos cuesta tiempo y energía cada vez que cambiamos. Así que en lugar de hacer dos (o más) cosas a la vez, con la ayuda de la gestión de tareas, aborda tu lista de tareas de una en una y no sigas adelante hasta que se complete una.
6. Tomate descansos
Si bien puede parecer contraproducente tomar descansos, los estudios demuestran que tomar descansos puede aumentar la productividad. Los descansos también son buenos para la salud física y mental y pueden ayudar a reponer fuerzas para la tarea en cuestión.
Una excepción es que cuando estás en un «flujo» – un estado de productividad sin esfuerzo – es mejor no interrumpirte. De lo contrario, ve a dar un paseo, toma un café, riega las plantas de la oficina, y luego regresa refrescado.
7. Tener menos reuniones
Las reuniones son necesarias para la gestión del proyecto, y a algunos de nosotros nos gustan las reuniones. Raro, lo sé. Sin embargo, tener demasiadas reuniones puede robar tiempo de trabajo en el propio proyecto. Y, seamos honestos, nuestras reuniones con demasiada frecuencia son largas, se salen del tema, y no resultan en las respuestas que esperábamos.
Antes de programar o aceptar una reunión, pregúntate si tus objetivos podrían alcanzarse con un correo electrónico o una llamada telefónica, y haz lo posible por evitar reuniones innecesarias.
Ahora que has aprendido a ser más productivo como individuo, vamos a discutir cómo aumentar la productividad de tu equipo también.
Cómo aumentar la productividad del equipo en el trabajo
1. Establecer metas realistas
¡Aquí estamos hablando de metas otra vez! Realmente, no podemos enfatizar esto lo suficiente. Tú, tu equipo, toda tu compañía, todos necesitan buenos objetivos que sean comprensibles y alcanzables. La falta de metas y medidas bien definidas es un gran contribuyente al fracaso de los proyectos, representando el 37% de los proyectos fallidos según una encuesta del Instituto de Gestión de Proyectos.
Los buenos objetivos son realistas, claros y medibles. Puedes evaluar si tus objetivos son buenos haciendo las siguientes preguntas:
- ¿Podemos lograr este objetivo con el tiempo, los recursos y las habilidades que tenemos actualmente? (¿Es realista?)
- ¿Sabemos exactamente lo que se nos pide? (¿Está claro?)
- ¿Hay indicadores cuantificables con los que podamos juzgar nuestro éxito en torno a cada objetivo? (¿Es medible?)
Las metas que establezcas para tu equipo serán diferentes de tus metas individuales, por supuesto. No te olvides de obtener la opinión de tu equipo sobre cuáles deben ser sus objetivos como grupo y como individuos.
2. Monitorizar el progreso
Cuando se planifica un proyecto, se establecen indicadores clave de rendimiento (KPI) en forma de presupuestos, plazos y expectativas de calidad. Durante el curso de su proyecto, debe comprobar regularmente sus KPI y hacer un seguimiento del progreso del proyecto para que pueda detectar problemas y hacer correcciones rápidamente.
Disponer de buenos instrumentos de información aumenta enormemente la precisión y la facilidad de la vigilancia. No olvides celebrar los éxitos cuando tus KPIs te digan que el equipo ha logrado un objetivo.
3. Celebrar reuniones de pie
Ya mencionamos que debe evitar las reuniones innecesarias. Cuando realmente necesitas tener un grupo de personas para discutir algo, considera hacer una reunión de pie. A veces llamada «stand up», una reunión de pie es exactamente como suena: una reunión donde todos están levantados.
El beneficio de una reunión de pie es que reduce la tendencia a perder el tiempo. Si todo el mundo se sienta alrededor de una mesa de conferencias, es más propenso a la charla y a salir corriendo por la tangente. En una reunión de pie, todos tienen la sensación de que la reunión está destinada a ser breve (lo es), y se ceñirán al tema en cuestión.
4. Crear un ambiente de trabajo saludable
Un entorno de trabajo positivo contribuye a la productividad de múltiples maneras, todas las cuales contribuyen al aumento de la productividad. Cuando los miembros de su equipo están contentos, es más probable que piensen de forma creativa, tomen riesgos calculados, apoyen a sus compañeros y permanezcan más tiempo en sus trabajos.
5. Dale a tu equipo las herramientas adecuadas
No importa cuán felices, comprometidos o hábiles sean los miembros de su equipo, pueden beneficiarse de tener buenas herramientas a su disposición. La herramienta de gestión de proyectos ha recorrido un largo camino en los últimos años, y deberías aprovecharla. El mejor software de gestión de proyectos tiene tableros kanban y herramientas de colaboración incorporadas que pueden mantenerte organizado y aumentar la eficiencia.
6. Comparte estos consejos con tu equipo
¿Por qué guardar buena información para ti mismo? Educa a tu equipo compartiendo con ellos los consejos de productividad mencionados anteriormente. Tal vez puedas aumentar la productividad de tu equipo haciendo un concurso de garabatos durante los descansos o viendo quién puede aguantar más tiempo sin revisar su teléfono.
Hacer más en menos tiempo usando herramientas de productividad
Toda nuestra discusión sobre la productividad puede entenderse en términos de acciones individuales y de equipo. La fijación de objetivos, la priorización y la gestión de la agenda personal son habilidades que cualquiera en tu equipo puede aprender e implementar por sí mismo.
Como director de proyecto, tienes la capacidad de dar a tu equipo herramientas de productividad adicionales en forma de reuniones bien programadas, juntas de kanban, establecimiento y supervisión eficaces de objetivos, buen software de gestión de proyectos y un entorno de trabajo saludable.
Ya sea que estés administrando tu primer proyecto o el milésimo, tener un software de administración de proyectos en línea como Kissflow Project puede ayudar a hacer estos simples cambios y aumentar la productividad para ti y tu equipo.
