Se le ha dado un proyecto para que lo maneje. ¡Grandioso! ¿Y ahora qué? Vas a necesitar un simple software de gestión de proyectos. Hay muchas herramientas de gestión de proyectos por ahí, y si eres nuevo en la gestión de proyectos o en las herramientas digitales de gestión de proyectos, puede ser difícil identificar lo que es esencial, lo que es beneficioso y lo que no vale la pena.
Las 6 características principales para buscar en una herramienta de gestión de proyectos
Para ayudarte, aquí tienes una lista de las seis características de las herramientas de gestión de proyectos de las que no puedes prescindir en absoluto si vas a dirigir un proyecto con éxito.
1. Tablero Kanban
Los tableros Kanban son espacios de trabajo que se utilizan para visualizar tu proyecto, y son inmensamente útiles para la gestión exitosa del proyecto. El tablero kanban utiliza un sistema simple de tablero y tarjeta, permitiendo a todos los miembros de un equipo tener visibilidad, no sólo en las tareas individuales, sino en el panorama más amplio de la actividad del equipo.
Creado originalmente por Toyota Motors para sus instalaciones de fabricación, Kanban ha sido adaptado y utilizado en múltiples sectores durante las últimas décadas. El tablero Kanban puede estar en espacios físicos como una pizarra blanca o en espacios digitales que pueden ser creados en el software del tablero Kanban.
2. Gestión de tareas
Un proyecto es un conjunto de tareas que deben ser completadas para lograr un único objetivo. Algunas de esas tareas son secuenciales o dependientes. Algunas pueden completarse simultáneamente. Cada tarea debe asignarse a una o varias personas del equipo del proyecto. Cuanto más complejo sea el proyecto, más tareas habrá que gestionar.
Aunque no suena muy glamuroso, la gestión de tareas es una parte crucial de la gestión de proyectos, y es importante contar con herramientas que ayuden a gestionar las tareas de forma eficaz.
3. Listas de tareas
La vieja y buena lista de cosas por hacer. Aunque sea simple, te ayuda a ti y a tu equipo a hacer el trabajo. Por supuesto, es mucho más efectivo almacenar la lista de tareas en un lugar central y visible al que todos los miembros del equipo puedan acceder fácilmente.
Una buena herramienta de gestión de proyectos debería incluir una lista de tareas pendientes, asegurándose de que todos los miembros del equipo puedan registrarse y ver lo que se ha logrado y lo que queda por hacer.
4. Control de tiempo
Cada aspecto de tu proyecto lleva tiempo, pero cuando llegas al final de un proyecto, a veces es difícil saber quién pasó cuánto tiempo en qué tareas. Se complica más si tienes un proyecto similar por delante; sientes que deberías saber cuánto tiempo asignar a cada tarea y fase del proyecto, pero si tu equipo no fue capaz de registrar su tiempo previamente, es un poco como un juego de azar. Un buen registro del tiempo ayuda a una facturación precisa, a una gestión de equipo perspicaz y a una planificación cuidadosa.
5. Colaboración
Ya sea que tengas un equipo de dos, veinte o doscientos, la colaboración es vital para la finalización exitosa del proyecto. Un buen sistema de gestión de proyectos debe incluir sólidas características de colaboración para que los miembros del equipo puedan comunicarse y trabajar bien juntos, ya sea al otro lado de la sala o al rededor del mundo. Las buenas características de colaboración incluyen cosas como actualizaciones en tiempo real, comunicación y notificaciones automáticas.
6. Informes
Una enorme cantidad de datos se acumulan en el curso de un proyecto. Una buena herramienta de gestión de proyectos en línea le permite generar informes que te dan a ti y a tu equipo información sobre la finalización del proyecto, el estado del presupuesto, las ineficiencias y más. Muchas herramientas de software de gestión de proyectos vienen con características estándar de presentación de informes. Es aún más útil cuando esos informes pueden ser personalizados para su proyecto.
10 herramientas de gestión de proyectos que necesita evaluar
Ahora que ya sabes qué características buscar en una herramienta de gestión de proyectos, si todavía estás en el mercado del software de gestión de proyectos, aquí están las 10 principales herramientas que deberías considerar. La lista incluye tanto opciones gratuitas como de pago, junto con las características que se obtienen en cada plan.
1. Trello
Trello es un software líder de gestión de tareas con herramientas de colaboración incorporadas para trabajar con sus equipos. Es ligero, simple y directo de usar. Utiliza tableros, listas y tarjetas para crear tareas y mantenerse organizado. Los usuarios pueden colaborar dentro de las tarjetas, compartir archivos y dejar comentarios.
Hay una falta de funcionalidad de informe y de características de seguimiento del tiempo. Es ideal para individuos o pequeños equipos que manejan muy pocos proyectos al mismo tiempo.
Precio: El plan básico es de uso libre. Sin embargo, hay planes pagados que añaden automatización, integraciones, soporte prioritario y más.
2. Kanban
La herramienta Kanban es un buen punto de entrada al desarrollo ágil. Le permite visualizar su flujo de trabajo y ofrece funcionalidades de seguimiento del tiempo sin problemas. Facilita la colaboración y el seguimiento de tareas con notificaciones, informes y funciones de gestión de equipos.
Ofrece funciones como la elaboración de informes, el intercambio de documentos, la aplicación móvil nativa y más, que son ideales para las empresas medianas y grandes. La herramienta Kanban también ofrece a los usuarios empresariales la posibilidad de alojar el software en el sitio.
Precio: No está dirigido a los autónomos, pero hay un plan gratuito para un máximo de dos usuarios y soporta dos tableros de proyectos. Los planes de pago empiezan en 5 dólares por usuario/mes y soportan tableros ilimitados. El plan de $9/usuario/mes para empresas tiene características avanzadas como seguimiento del tiempo, informes, gestión de usuarios y automatización de procesos.
3. Kissflow Project
Kissflow Project es una opción de software de gestión de proyectos ideal para directores de proyectos funcionales y personas que son nuevas en la gestión de proyectos. Kissflow Project marca todas las casillas con un amplio conjunto de características.
Formularios personalizados, límites WIP basados en reglas y tableros personalizados satisfacen las necesidades únicas de su proyecto y organización. La «user swimlane view» te da una visión holística de lo que cada participante del proyecto está trabajando.
Precio: Es gratis para hasta 10 usuarios.
4. Airtable
Airtable reúne las mejores características de las hojas de cálculo y las bases de datos. Es personalizable y fácil de usar y funciona bien para empresas de todos los tamaños. Carece de características robustas de reporte que podrían ser problemáticas para algunos usuarios.
En la base de datos se puede almacenar información que puede utilizarse para la gestión de tareas y la planificación de proyectos. A muchos usuarios les encanta la versatilidad de la organización de datos que es posible con las hojas de cálculo de Airtable. Hay múltiples vistas como Kanban, lista, cuadrícula y calendario.
Precios: Airtable tiene un plan gratuito que soporta características esenciales como tipos de campo variados, vistas múltiples y colaboración. Los planes pagados empiezan en $10/usuario/mes para compañías con requerimientos de almacenamiento de datos más altos. Su plan Pro ofrece características avanzadas como formularios personalizados de marca, vistas personalizadas y compartir dominios restringidos.
5. Asana
Asana es un instrumento flexible de gestión de proyectos centrado en la colaboración. Hay flujos de trabajo que automatizan las tareas recurrentes. Es intuitivo con diferentes despliegues de tareas y soporta campos y formularios personalizados. Incluso puedes invitar a un número ilimitado de usuarios invitados. También hay opciones para construir reglas personalizadas y flujos de trabajo de aprobación.
Asana ofrece mucho en cuanto a productividad y colaboración, mientras que muchas de las funciones básicas de gestión de proyectos se manejan mediante integraciones que pueden no ser ideales para todos los usuarios. Es bueno para las empresas de todos los tamaños pero no es ideal para los autónomos. Algunos usuarios consideran que la interfaz de Asana es demasiado simple y el sistema es demasiado rígido, pero tiene sólidas funciones de gestión de tareas y de colaboración. Si tu estilo de gestión de proyectos encaja bien con Asana, te encantará.
Precios: Hay un plan gratuito para hasta 15 usuarios. Puedes gestionar las tareas viéndolas como listas, en un calendario y en un tablero Kanban. Su plan Premium cuesta $10.99/mes/usuario y soporta plazos, reportes, campos personalizados, reglas de automatización y más. El plan de negocios ofrece una multitud de características – como aprobaciones, carteras, creadores de reglas, carga de trabajo e integraciones avanzadas – que no están disponibles en los otros planes. Su precio es de 24,99 dólares por usuario y mes cuando se paga anualmente.
6. Clarizen
Clarizen es un software de gestión de proyectos en línea muy apreciado, destinado a empresas medianas y grandes. El sistema es sólo para la web, por lo que la falta de una aplicación móvil puede limitar la utilidad para algunos equipos. A los usuarios les encantan sus sólidas funciones de presentación de informes y la posibilidad de hacer un seguimiento del uso de los recursos, pero carece de una lista de tareas pendientes y de un seguimiento del tiempo.
La curva de aprendizaje es un poco empinada porque tiene formas específicas de manejar los flujos de trabajo. Clarizen se adapta mejor a los gerentes de proyectos de nivel empresarial, organizaciones de TI y equipos de servicios profesionales que requieren una gestión de proyectos potente, flexible e intuitiva.
Precios: El precio no está disponible al público pero se puede solicitar.
7. Zoho Projects
Zoho Projects es una oferta popular de Zoho que ayuda a las empresas a llevar un seguimiento de las tareas, colaborar, rastrear errores y ejecutar informes intuitivos. La herramienta ofrece características como gráficos de Gantt y la posibilidad de facturar horas en varios proyectos simultáneamente. Zoho Projects también cuenta con un impresionante conjunto de herramientas de comunicación, incluyendo chat en tiempo real y páginas de foro.
Muchos usuarios afirman que los gráficos de Gantt son de uso engorroso y que informar sobre el desglose puede no ser suficiente para los equipos grandes. Puedes compartir documentos desde la herramienta.
Precios: Zoho ofrece varias opciones cuando se trata de un plan de suscripción:
- Hay una versión gratuita con características básicas y usuarios limitados.
- El plan estándar cuesta 3 dólares y tiene características como estados personalizados y seguimiento de problemas. Soporta hasta 10 usuarios.
- El plan Express tiene un precio de 4 dólares y soporta hasta 50 usuarios. Obtendrá funciones como tareas recurrentes, gráficos de Gantt y aprobación de hojas de asistencia.
- El plan Premium empieza en 5 dólares y soporta hasta 100 usuarios. Incluye características como la automatización de tareas, reglas de negocio, utilización de recursos y presupuestos.
- El plan Enterprise tiene un precio de 6 dólares y no tiene un límite en el número de usuarios. Roles personalizados, gráficos Gantt globales, dependencias entre proyectos son algunas de las características disponibles.
Todos los planes son por usuario y por mes.
8. Wrike
Wrike es una aplicación de gestión de proyectos basada en la nube que simplifica la planificación de proyectos, ayuda a realizar un seguimiento del trabajo de su equipo, controlar los plazos y colaborar fácilmente con todas las partes interesadas. Ofrece un montón de características avanzadas como la gestión de tareas, gráficos de Gantt, una fuente de noticias en tiempo real, y mucho más. Puede priorizar las tareas para impulsar las tareas cruciales y asegurarse de que se cumplan los plazos. También hay muchas opciones de integración, lo que lo convierte en un poderoso paquete de gestión de proyectos.
El gran número de características puede ser un poco abrumador para la mayoría de los nuevos usuarios y la interfaz poco intuitiva es de poca ayuda. Es ideal para diferentes equipos dentro de la organización como el de marketing, para el desarrollo de software y para servicios profesionales.
Precios: Hay una versión gratuita con funcionalidades limitadas y hasta cinco usuarios. Los planes de pago empiezan en 9,80$/usuario/mes. También hay un plan de negocios con un precio de $24.80/usuario/mes. Soporta características como subtareas, gráficos de Gantt, seguimiento del tiempo y flujos de trabajo.
9. Monday.com
Monday.com combina una interfaz visualmente atractiva y útiles herramientas de visualización de proyectos en un software de gestión de proyectos intuitivo y sencillo. Es flexible y ofrece una forma transparente de organizar su trabajo. Hay plantillas de proyectos en la parte superior que puedes construir tus propias tablas. Hay muchas opciones de visualización disponibles como la vista de mapa y la vista de calendario.
Una razón común de la insatisfacción de los clientes es la falta de tareas recurrentes. La aplicación para móviles es dificil de navegar para algunos usuarios. También ofrecen gran seguridad, características robustas y fácil personalización.
Precios: El sistema de precios es demasiado complicado. No hay un plan de gratuidad y tendrías que dedicar tiempo a investigar el número de usuarios, la automatización y las acciones de integración que necesitarás cada mes. Los planes de pago empiezan en 39 dólares al mes para cinco usuarios.
10. ProofHub
ProofHub ofrece un espacio de trabajo centralizado para listas de tareas, flujos de trabajo, gráficos de Gantt, discusiones, calendarios y documentos. Te ayuda a planificar, organizar y hacer un seguimiento de las tareas de tu equipo. También facilita la colaboración dentro de los equipos y con los clientes externos. Hay muchos informes como los de carga de trabajo y recursos.
Con un énfasis en la simplicidad, ProofHub tiene muy pocas integraciones y un manejo de tareas muy limitado. Es bueno tanto para los autónomos como para las empresas de todos los tamaños.
Precios: ProofHub no tiene un límite en el número de usuarios y ofrece una tarifa plana independientemente del número de usuarios. Existen dos planes: el plan Essential tiene un precio de 50 dólares al mes, mientras que el plan Ultimate Control cuesta 99 dólares al mes.
Gestionar mejor los proyectos utilizando Kissflow Project
Con Kissflow Project, puede visualizar con Kanban, asignar tareas, crear listas, controlar el tiempo, colaborar y generar informes, todo ello en una interfaz sencilla e intuitiva. Si eres un veterano de la gestión de proyectos o simplemente quieres abordar tu primer proyecto, Kissflow Project puede ayudarte a ejecutar bien y entregar los resultados que tu y tu equipo estais buscando. Empieca a utilizar Kissflow Project de forma gratuita.
