Desde solicitar un viaje de negocios hasta gestionar los reembolsos de viaje, hay muchas piezas móviles. Cuando estos procesos no se manejan meticulosamente, puede terminar pagando mucho más de lo que inicialmente planeó.
Usted quiere hacer que los viajes de negocios sean lo menos estresantes posible para sus empleados, de modo que tengan un viaje productivo y al mismo tiempo se aseguren de que no haya gastos innecesarios.
Hay una línea muy fina entre reducir los costos indiscriminadamente y hacerlo mientras se hace la vida más fácil a sus empleados. La solución para los viajes de negocios te ayuda a pisar esta línea con cuidado.
¿Cómo proporcionar una mejor experiencia de viaje?
Los gerentes de viajes a menudo se centran en tratar de reducir los gastos. Claro, un vuelo con una escala de ocho horas es barato, pero si el empleado llega a la oficina del cliente con jet-lag y agotado, ¿vale la pena el intercambio?
1. La experiencia de los empleados es importante
Las empresas, más que nunca, intentan crear experiencias de viaje memorables para sus empleados.
Los vuelos sin escalas y los tiempos de viaje más cortos son tan cruciales como cualquier beneficio. Pequeñas cosas, como una mejora de asiento o una buena comida al final del viaje, pueden marcar la diferencia para los viajeros de negocios. Les levanta la moral y les permite hacer un gran trabajo.
2. Dar flexibilidad
Se debe confiar a los empleados un nivel de independencia cuando se trata de viajes de negocios. Algunas compañías permiten a los empleados reservar sus propios vuelos y ser reembolsados más tarde.
Esto les da la flexibilidad de viajar según su conveniencia. Aunque hay una posibilidad de que los empleados se vuelvan corruptos, el hecho de que les confíes algo tan importante como esto les dice que sean más responsables.
3. Empoderarlos con herramientas
¿Cuántas veces un empleado ha vuelto de un viaje y ha olvidado el recibo de su café de la mañana? Es crucial proporcionar a los viajeros una herramienta de viajes y gastos que les ayude a rastrear y presentar los informes de gastos sin hacerles perder mucho tiempo en ello. Una aplicación para móviles es muy útil y puedes asegurarte de que cada gasto se contabiliza.
4. Hacer los reembolsos más rápido
Acelerar el proceso de reembolso haciendo que las aprobaciones sean más rápidas. Puede automatizar las aprobaciones de viajes hasta un cierto límite cuando se trata de categorías de gastos específicos. Cuando las aprobaciones son más rápidas, los empleados pueden recuperar su dinero más rápidamente.
Bricolaje o solución de viajes corporativos dedicados.
En el caso de las pequeñas empresas, en las que una o dos personas clave hacen viajes de negocios, puede que no haya necesidad de una solución de viajes corporativos. No hay necesidad de solicitar aprobaciones o reembolsos. Incluso si la hay, el proceso no es tan complejo como en una organización más grande.
Sin embargo, no es el caso de las organizaciones más grandes. Algunas empresas medianas utilizan hojas de cálculo o plantillas de impresión de Internet para llenar sus solicitudes de viaje, y correos electrónicos para la comunicación. Otras utilizan soluciones de viajes de negocios para ayudarlas con las reservas y los reembolsos.
Algunas empresas utilizan las Empresas de Gestión de Viajes (TMC) para subcontratar todo el dolor de cabeza. Sin embargo, estos sistemas no siempre se adaptan a todos sus requerimientos cuando sus guerreros de carretera crecen en tamaño.
Se requiere que trabajes alrededor de la estructura existente de la herramienta, lo cual vence el propósito mismo de usar tales herramientas.
Los TMCs, por otro lado, funcionan muy bien incluso si se escalan, pero el costo puede dispararse fuera de control.
Comparación Detallada de Soluciones para la Gestión de Viajes de Negocios
La elección de una solución para gestionar los viajes de negocios puede ser una tarea compleja, dada la variedad de opciones disponibles en el mercado. A continuación, se presenta una comparación detallada de las principales alternativas, considerando factores clave como costo, funcionalidad, facilidad de uso y escalabilidad.
1. Plataformas de Gestión de Viajes (Travel Management Companies – TMCs)
- Características:
- Amplia gama de servicios: Reservas de vuelos, hoteles, alquiler de coches, seguros de viaje, etc.
- Negociación de tarifas corporativas con proveedores.
- Herramientas de gestión de gastos integradas.
- Plataformas online para reservas y seguimiento de viajes.
- Ventajas:
- Experiencia y conocimiento del sector.
- Amplia red de proveedores y tarifas negociadas.
- Soporte personalizado para los viajeros.
- Desventajas:
- Costo elevado, especialmente para empresas grandes o con volúmenes de viajes altos.
- Menor flexibilidad en la personalización de la solución.
- Dependencia de un proveedor externo.
2. Plataformas de Gestión de Viajes Corporativas (Online Travel Agencies – OTAs corporativas)
- Características:
- Autogestión de reservas por parte de los empleados.
- Integración con sistemas de gestión de gastos.
- Herramientas de análisis y reporting.
- Ventajas:
- Mayor flexibilidad y control para las empresas.
- Costo generalmente más bajo que las TMCs.
- Facilidad de uso para los empleados.
- Desventajas:
- Puede requerir más esfuerzo administrativo interno.
- Menor poder de negociación de tarifas en comparación con las TMCs.
3. Soluciones de Código Abierto
- Características:
- Alta personalización y flexibilidad.
- Bajo costo inicial (principalmente costos de implementación y mantenimiento).
- Ventajas:
- Completa personalización para adaptarse a las necesidades específicas de la empresa.
- Mayor control sobre los datos.
- Desventajas:
- Requiere conocimientos técnicos para su implementación y mantenimiento.
- Puede tener una curva de aprendizaje más pronunciada.
- Menor soporte y actualizaciones en comparación con soluciones comerciales.
4. Soluciones Híbridas
- Características:
- Combinación de elementos de las soluciones anteriores.
- Plataforma de gestión de viajes corporativa con integración de servicios de una TMC para ciertas funcionalidades (por ejemplo, negociación de tarifas).
- Ventajas:
- Flexibilidad para adaptar la solución a las necesidades específicas de la empresa.
- Mayor control sobre los datos y procesos.
- Costo potencialmente más bajo que una solución TMC completa.
- Desventajas:
- Puede requerir una mayor coordinación entre diferentes proveedores.
Factores a Considerar al Elegir una Solución
- Tamaño de la empresa: Las empresas más grandes generalmente requieren soluciones más escalables y con mayor funcionalidad.
- Volumen de viajes: El número de viajes y destinos influirá en la elección de la solución.
- Presupuesto: El costo de la solución es un factor clave a considerar.
- Necesidades específicas: La solución debe adaptarse a las necesidades específicas de la empresa, como políticas de viaje, integración con otros sistemas y requisitos de reporting.
- Facilidad de uso: La solución debe ser intuitiva y fácil de usar para los empleados.
- Escalabilidad: La solución debe ser capaz de crecer junto con la empresa.
Tabla Comparativa Simplificada
| Factor | TMCs | Plataformas Corporativas | Soluciones de Código Abierto | Soluciones Híbridas |
| Costo | Alto | Medio | Bajo | Medio-Alto |
| Funcionalidad | Amplia | Media-Alta | Alta (personalizable) | Alta |
| Facilidad de uso | Alta | Alta | Baja-Media | Media-Alta |
| Escalabilidad | Alta | Alta | Alta | Alta |
| Personalización | Baja-Media | Alta | Muy Alta | Alta |
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Con esta solución los empleados y los directivos tienen la oportunidad de hacer y autorizar solicitudes en movimiento, y sus fórmulas de sistema incorporadas simplifican el número de campos que deben completarse manualmente reduciéndolo al mínimo, lo que permite un procesamiento más rápido y preciso.
Esta aplicación incluye gráficos e informes que brindan información sobre el resumen de gastos del año, un mes específico o un período de elección. Los administradores financieros tienen la autoridad para aprobar, rechazar o devolver los reclamos. En general, la aplicación ayuda a administrar de manera eficiente los gastos de la organización.
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