Entonces, ¿qué es exactamente el software de gestión de casos? ¿Hasta dónde ha llegado en los años en que el trabajo de los casos se manejaba fuera de línea?
¿Qué es el software de gestión de casos?
El software de gestión de casos es un instrumento digital que permite a las organizaciones ocuparse de la gestión de los casos. La gestión de casos implica mantener registros detallados sobre un incidente concreto y llevar todos esos registros por un camino determinado. Sin embargo, a diferencia de los procesos y proyectos, un caso puede terminarse sin tener que completar todo el flujo de trabajo.
Los boletos de asistencia al cliente son un buen ejemplo de los casos. Cada caso comienza con el nombre del cliente y su queja. El usuario debe reunir datos adicionales y determinar qué tipo de solicitud es y cómo manejarla mejor. Sólo después de examinarla, el usuario sabe cuál será el mejor conjunto de pasos para resolverla.
Algunos casos pueden caer inmediatamente si el problema del cliente desaparece de repente. Otros casos necesitan pasar por un flujo de trabajo completo antes de llegar a su resolución final.
El software de gestión de casos comerciales facilita todo esto al capturar la información, crear el flujo de trabajo deseado y dar al usuario la posibilidad de controlar los pasos que se manejan a continuación. Al trasladar los datos del archivador a un formulario, los usuarios saben que todos los datos están almacenados de forma segura y son accesibles desde múltiples dispositivos.
5 beneficios del software de gestión de casos
1. Reducción del error humano
Cuando se trata de papel y lápiz, es difícil asegurarse de que todo está en su lugar. Las notas pueden perderse y la documentación puede ser llenada incorrectamente.
El software de gestión de casos se asegura de que se reúna toda la información esencial y trabaja con el humano que gestiona el caso para saber qué pasos son necesarios. Al reducir la cantidad de transferencias de datos, el software asegura que la información no se pierda.
El mejor software de gestión de casos completa las tareas automáticamente. Por ejemplo, se pueden generar automáticamente formularios basados en la información de los archivos y enviarlos para que sean firmados electrónicamente.
2. Los casos pueden completarse desde cualquier lugar
Gracias al software de gestión de casos basado en la nube, tienes la libertad de trabajar fuera de la oficina. Esta es una característica que te encantará si tu trabajo implica muchos viajes. Los sistemas basados en servidores se están volviendo obsoletos a medida que las empresas se mueven a la nube.
Ya sea para planes de continuidad de negocios o para ayuda en la administración de una fuerza de trabajo globalmente dispersa, toda la información esencial que necesita está disponible en cualquier momento.
3. Análisis
El software de gestión de casos no se limita a ayudar a que el caso se resuelva. También puede observar las tendencias y ayudarle a ver lo bien que funcionan sus formularios y flujos de trabajo. Al aprovechar el software de administración de casos adecuado, puede establecer relaciones únicas entre los casos. Esto le permite entregar rápidamente informes de cumplimiento o resolver casos de fraude.
El software también puede generar informes que muestren qué esfuerzos están dando resultados y cuáles deberían abandonarse. Los informes que analizan el rendimiento de los empleados permiten evaluar su productividad.
4. Flexibilidad
El software de gestión de casos debe ser extremadamente flexible. Debe ser ágil y adaptarse rápidamente a los nuevos procesos. Por ejemplo, si usted es un abogado de planificación de patrimonio, puede decidir practicar una nueva área como la discapacidad del seguro social. El software que utilice debe ajustarse perfectamente con sólo añadir unos cuantos campos nuevos o crear unos cuantos pasos nuevos de flujo de trabajo.
Además, el software de gestión de casos debería darle la libertad de organizar los casos en función de sus criterios, y no de los criterios predeterminados con los que viene. Debería ser personalizable y adaptarse a sus necesidades cambiantes.
5. Seguridad
Cuando todos tus archivos estén a salvo, tendrás tranquilidad. El software superior del sistema de gestión de casos mantiene todos sus archivos seguros y realiza copias de seguridad de los datos de forma automática y regular, ahorrándole la molestia de tener que hacerlo manualmente. El software de administración de casos basado en el servidor puede volverse inaccesible o fallar por una simple cosa como un corte de energía.
Los mejores sistemas de gestión de casos basados en la nube hacen copias de seguridad de los datos cada pocas horas y se asocian con las principales empresas de alojamiento que dan prioridad a la seguridad. Debido a que los datos de los clientes son confidenciales, es vital que el software sólo sea accedido por usuarios verificados.
¿Por qué un software de gestión de casos?
1. Organización
Cada día, hay un enorme volumen de datos relacionados con los casos que son generados por las empresas. Es muy fácil pasar por alto piezas clave de información o organizar y almacenar datos incorrectamente. Un sistema de gestión de casos está diseñado para almacenar todos sus datos en un lugar que está lógicamente segmentado y es fácilmente accesible. Pasará muy poco tiempo buscando información crítica ya que las tareas, listas, notas, descripciones y plazos están unificados y no fragmentados.
2. Aumento de la productividad
El aumento de la productividad da lugar a mayores beneficios. Cuando inviertes en un programa de gestión de casos, estás invirtiendo en el futuro. Dado que el software agiliza una variedad de funciones, libera un tiempo valioso que puede dedicar a la comercialización y a la retención de clientes para mejorar los resultados de su empresa.
Un sistema de gestión de casos ayuda a retener a los clientes al aumentar su satisfacción. Asegura que todos sus clientes tengan una gran experiencia cada vez, actualizando las comunicaciones, recordándole las tareas y asegurándose de que cumple con los plazos. Nada se cae por las grietas.
3. Centralización
Puede que haya trabajado incansablemente para crear un sistema de gestión de casos que funcione perfectamente para su empresa. ¿Pero qué pasa cuando contratas nuevo personal o cuando un empleado crucial está de vacaciones? ¿Se desmorona todo? El software del sistema de gestión de casos centraliza todos los datos, permitiendo a los usuarios recuperar y cargar información de una sola fuente. Esto maximiza la eficiencia.
Los mejores sistemas de gestión de casos son lo suficientemente sencillos como para permitir que las personas los utilicen con eficacia. Vienen con entrenamiento de primera clase y apoyo al cliente para un rápido aprendizaje e implementación.
El costo del software de gestión de casos
Los modelos de precios y los precios de los sistemas de gestión de casos varían mucho. Hay algunos programas de gestión gratuitos y de código abierto, pero no muchos.
Hay básicamente dos modelos de precios: mensual y único. Para la primera opción, los precios oscilan entre 10 dólares por usuario y suben rápidamente a partir de ahí. El software de administración de casos con licencia y en el lugar de trabajo puede fácilmente comenzar en 10.000 dólares y más.
La comida para llevar
Algunas empresas y organizaciones operan sin un programa de gestión de casos debido a la creencia errónea de que el costo es prohibitivo. Pero esto está lejos de la verdad. El software de gestión basado en la nube puede ser muy asequible y reducir los gastos generales. Podrá aumentar su base de clientes, trabajar más eficientemente y ganar más dinero. El software de gestión de casos de Kissflow se asegura de que usted mantenga el control todo el tiempo.
beneficios del software de gestión de casos
Source
https://kissflow.com/case/benefits-of-case-management-software/
