Por qué necesitas la automatización de los procesos de negocio
El BPA puede aportar muchos beneficios a las organizaciones:
- Procesos racionalizados y eficientes con errores y cuellos de botella minimizados
- Mayor productividad
- Mayor ahorro de tiempo y costo
- Mejor asignación de los recursos y eliminación del despilfarro
- Mejora de la visibilidad de los procesos
- Mayor cumplimiento de la normativa industrial y legal
- Empleados más felices
- Mejora de la experiencia del cliente
En pocas palabras, implementar el BPA es una mejor manera de hacer negocios.
Para una comprensión más profunda de cómo BPA puede transformar sus operaciones, describamos cómo puede cambiar cinco procesos comunes a todas las organizaciones.
Cómo la automatización de los procesos empresariales mejora 5 procesos
Órdenes de compra
En un proceso de compra típico, cuando un equipo tiene un requerimiento, rellena un formulario de solicitud de compra con los detalles de la necesidad. El formulario de solicitud se envía al equipo de compras para su aprobación. Si se rechaza, se da una indicación al equipo solicitante. Si se aprueba, se crea una orden de compra (PO) y se envía al proveedor.
El proveedor revisa la orden de compra. Una vez aprobado por el proveedor, se convierte en un contrato vinculante. Cuando se hace la entrega, el equipo de compras realiza una comparación a tres bandas entre la orden de compra, la factura y los recibos del pedido. Al finalizar, se paga la factura del proveedor y se cierra la solicitud de compra.
Con la automatización, todo el proceso de adquisición se agiliza y simplifica de principio a fin. El proceso avanza de una tarea a otra con una mínima intervención humana y una precisión óptima. Los registros registrados durante el proceso proporcionan una visión del rendimiento de los proveedores, lo que puede ayudar a gestionar mejor las relaciones con ellos. La gestión de documentos permite un mantenimiento meticuloso de los registros y facilita los registros de auditoría.
Subir y bajar del barco
Los equipos de recursos humanos llevan a cabo las formalidades de embarque y salida varias veces al mes. Son procesos que pueden beneficiarse de la automatización.
Tanto en el embarque como en el desembarque es necesario reunir muchos documentos y rellenar formularios. El BPA puede eliminar el tedio y simplificar los procesos. Las formalidades de embarque como los formularios de información de los empleados, las sesiones de inducción, las asignaciones de mentores, las sesiones de capacitación, la configuración de cuentas bancarias y otras pueden gestionarse sin problemas y ayudar a los nuevos participantes a instalarse más rápidamente, así como apoyar su productividad.
Las formalidades de salida, como la aprobación de las dimisiones, la liquidación financiera definitiva, las entrevistas de salida, la facilitación de referencias, la gestión de la entrega y otras, también pueden ejecutarse de manera eficaz, asegurando que ningún detalle se pierda.
Ventas
Los procesos de venta pueden estar plagados de ineficiencia si se depende totalmente de las hojas de cálculo y los correos electrónicos. BPA puede ayudar a mejorar la eficacia de las tareas relacionadas con las ventas como:
- Correos electrónicos
- Priorización del plomo
- Gestión de documentos e intercambio en todo el equipo
- Distribución del plomo
- Creación de cotizaciones de ventas
- Presentación de informes
Aunque no es una lista exhaustiva, la automatización de las funciones de venta ha dado poder a los equipos de ventas y ha mejorado su eficiencia al hacerse cargo de tareas mundanas y liberar más ancho de banda para un trabajo de mayor calidad.
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Aprobación de gastos
Cuando los empleados necesitan que la organización les reembolse los gastos, el proceso a menudo puede ser excesivamente largo y requerir múltiples recordatorios del empleado solicitante.
BPA puede hacer que las aprobaciones de gastos sean más rápidas con un mínimo esfuerzo. Los retrasos y los cuellos de botella se minimizan con la automatización. El software de BPA también proporciona a los empleados visibilidad del estado actual de sus solicitudes de reembolso. Las notificaciones y los recordatorios ayudan a los gerentes a aprobar los reembolsos de manera oportuna. Los empleados sólo tienen que cargar sus facturas y el resto se gestiona sin problemas.
Deje los pedidos
La solicitud de tiempo libre es otro proceso que está presente en todas las organizaciones y que requiere una mejor racionalización.
Con el software BPA, el proceso de requisición de permisos puede hacerse sin esfuerzo. Cuando los empleados solicitan vacaciones, los jefes de equipo pueden consultar fácilmente la cantidad de vacaciones pagadas acumuladas así como la carga de trabajo que se avecina y aprobar o rechazar la solicitud. Además, los equipos de recursos humanos y de finanzas también pueden mantenerse al tanto de las actualizaciones relacionadas con la asistencia y los salarios. La completa transparencia facilitada por los sistemas de BPA ayuda a los equipos a mantenerse actualizados sobre la disponibilidad de los empleados. Las aprobaciones rápidas también mejoran la satisfacción de los empleados.
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Source
https://kissflow.com/bpm/5-business-process-automation-solutions/
