Automatizar la incorporación de empleados es un reto para toda empresa. El desgaste de los empleados siempre ha sido una de las principales preocupaciones de las organizaciones. Casi el 40% de la rotación de empleados ocurre en los primeros seis meses o menos.
¿De quién es la culpa? ¿Deberíamos culpar a Recursos Humanos por seleccionar candidatos que no entienden el papel? ¿Es culpa del equipo de entrenamiento por no ponerlos a la par? ¿O es culpa de los directores por asustar a los nuevos empleados?
Pero, hay algo que incluso las PYMES pueden hacer para retener a sus empleados mucho más tiempo: ampliar el proceso de incorporación usando una gran lista de control de incorporación de empleados.
Un gran proceso de incorporación de empleados tiene el poder de retener al 69% de los nuevos empleados por al menos 3 años. Puede ayudar a la organización a detener el desgaste y construir una base sólida de confianza.
Por lo tanto, una lista de control de incorporación de empleados que hace lo mínimo para preparar a los nuevos empleados no es suficiente.
Necesita algo que convierta a sus nuevos empleados en leales, productivos y de larga duración para su organización. Necesita un gran proceso de incorporación que produzca superhéroes que se conviertan en portadores de la antorcha de su organización.
Aquí está cómo puedes llevar las listas de control de incorporación de tus empleados al siguiente nivel.
El flujo de la lista de control de empleados a bordo
En muchas empresas nuevas y pequeñas, el flujo del proceso tiende a ser bastante simple. La mayoría de las veces, todo el proceso es manejado por la misma persona. Se escabullen con una lista de control y tratan de manejar todas las tareas manualmente.
Si bien las listas de verificación de incorporación son útiles, el seguimiento de cada tarea manualmente es largo y tedioso.
En las grandes empresas, las listas de control de incorporación de empleados pueden abarcar muchos departamentos y seminarios de capacitación formal. El flujo del proceso tiende a ser bastante complejo con una serie de puntos de control.
Cuando la dependencia de la intervención humana es alta, el margen de error también aumenta.
Si los directores de recursos humanos tienen que hacer el trabajo siguiendo el progreso manualmente, cada punto del proceso tiene el potencial de errores, para que los datos se desvanezcan.
5 fases comunes de la lista de control de incorporación de empleados
Cada organización tiene un estilo de trabajo único. No importa cómo tu compañía ejecute a su empleado a bordo, estas etapas ampliamente definidas son muy probablemente la forma en que se hacen las cosas. Representan el camino más común que toma la incorporación de un nuevo empleado.
Se puede pensar en estas etapas como un conjunto de tareas, normalmente llevadas a cabo en una secuencia que varía de una empresa a otra.
Paso 1: Preparación
Esto tiene lugar incluso antes de que comience el embarque, y a veces se extiende hasta bien entrado el grueso del proceso de embarque. Los representantes de administración, RRHH y L&D, todos programan y planifican sus reuniones con el nuevo empleado.
Paso 2: Orientación
Durante su primera semana, acompañas a los nuevos empleados en las políticas del lugar de trabajo, les ayudas con el papeleo y les das la bienvenida a la organización.
Algunas tareas aquí pueden ser llevadas a cabo por un representante de la administración, y luego L&D puede hacerse cargo, especialmente si la empresa utiliza software/herramientas complejas para el lugar de trabajo.
Paso 3: Integración
Durante la integración, los nuevos empleados se reúnen con su equipo. Esta es una introducción en dos partes, ya que aprenden sobre el trabajo que van a hacer, así como sobre la cultura general/atmósfera dentro de la organización.
Paso 4: Compromiso
Por último, los nuevos empleados pasan de ser novatos a empleados asentados. En esta etapa, han comenzado a construir relaciones de trabajo con sus compañeros de equipo, y están preparados para contribuir significativamente a los objetivos de la organización a corto y largo plazo.
Paso 5: Seguimiento
Una vez que el empleado se ha embarcado, el compromiso es la clave de su éxito. Esto se mantiene mediante seguimientos regulares llevados a cabo por sus superiores inmediatos/mentores, así como por representantes de RRHH.
Ejemplo de lista de control de empleados a bordo
La nube de RRHH de Kissflow te permite convertir una lista de comprobación en papel en una aplicación de incorporación y automatizar tu proceso de incorporación en minutos. Veamos un ejemplo de una lista de control de incorporación de nuevos empleados:
- Añadir información personal de los empleados a una base de datos de la organización (nombre, dirección, contacto)
- Añade el empleado al organigrama (papel, gerente, departamento, fecha de inicio, ubicación)
- Fijar un recordatorio para el cumpleaños y el aniversario del trabajo
- Envía una nota de bienvenida (Incluye un botín de la compañía)
- Que el departamento de informática cree una nueva dirección de correo electrónico para el empleado
- Añadir su dirección de correo electrónico a las listas de correo electrónico apropiadas
- Aprender qué recursos (hardware, software, teléfono móvil, aplicaciones) necesitarían
- Crear una nueva cuenta de salarios para el empleado (pedir tarjetas de débito/crédito)
- Asegúrate de que el equipo de IT tiene listo su sistema y sus claves de acceso (contraseña, acceso wifi)
- Solicitar a la administración que asigne una cabina y tarjetas de acceso
- Obtener la aprobación del equipo de finanzas para la asignación de recursos
- Organizar reuniones con los departamentos pertinentes (TI, Finanzas, RRHH, etc.)
- Programar la capacitación necesaria (tecnológica o general)
Un software de automatización del flujo de trabajo de incorporación convertirá tu lista de comprobación de incorporación de empleados en flujos de trabajo en vivo que asignan las tareas correctas y el momento adecuado a las personas adecuadas, asegurándose de que nada se pase por alto.
Kissflow HR Cloud ofrece la misma experiencia de incorporación a cada nuevo empleado.
Automatizar la incorporación de empleados, adiós a la lista manual
La incorporación de empleados es un proceso centrado en el ser humano que requiere mucho tiempo y energía, y la tecnología facilita en gran medida este proceso.
Las tareas manuales y repetitivas que implica el proceso pueden ser automatizadas para mejorar la experiencia y aliviar el estrés tanto de los empleados como de los líderes de RRHH.
La automatización integrará sin problemas las diversas etapas del embarque y permitirá una colaboración sin esfuerzo.
Los directores de recursos humanos pueden colaborar con los interesados antes de hacer pública la oferta de un empleado, y se les puede enviar una notificación automatizada a todos ellos una vez que el empleado acepte la oferta.
En una plantilla de incorporación de empleados automatizada, los directores de recursos humanos tienen acceso para comprobar el estado de la documentación de nuevas contrataciones y verificar si el proceso sigue el flujo de trabajo de incorporación predefinido.
Cualquier retraso o discrepancia enviará notificaciones automatizadas a todas las personas involucradas. Esta seguridad añadida garantiza que el proceso se complete dentro del plazo previsto y mantiene la transparencia en todo momento.
Automatización del flujo de trabajo de los empleados
En nuestra experiencia trabajando con empresas pequeñas y grandes de diferentes sectores, las herramienta de Kissflow y FactorialHR son ideales porque ofrece toda la flexibilidad que necesitan muchos neogcios para personalizar su propia y exclusiva experiencia de firma; u de esta forma impresionar a tus nuevos contratados.
Y lo mejor de todo es que no se necesita experiencia en codificación para automatizar la incorporación de tus empleados. Lo único que cada usuario necesita es una dirección de correo electrónico.
Software para automatizar la incorporación de empleados: Simplifica tus procesos
La automatización es la clave para optimizar el proceso de incorporación de empleados. Al delegar tareas repetitivas y manuales a un software especializado, puedes ahorrar tiempo, reducir errores y mejorar la experiencia de los nuevos integrantes.
¿Por qué utilizar un software de automatización?
- Ahorra tiempo: Elimina tareas manuales como la generación de documentos, la asignación de tareas y el seguimiento del progreso.
- Mejora la precisión: Reduce el riesgo de errores humanos al automatizar procesos y garantizar la consistencia.
- Aumenta la eficiencia: Optimiza los flujos de trabajo y acelera el tiempo de incorporación.
- Mejora la experiencia del empleado: Ofrece una experiencia más personalizada y organizada.
Amkari te presenta las mejores soluciones
Como partner de Kissflow y FactorialHR en España, Amkari te ofrece acceso a las herramientas más innovadoras para automatizar la incorporación de empleados.
- Kissflow: Convierte tu lista de control de incorporación en un flujo de trabajo en vivo, asignando tareas automáticamente a las personas adecuadas en el momento correcto. Kissflow te permite personalizar tu proceso y garantizar que nada se pase por alto.
- FactorialHR: Ofrece una solución completa para la gestión de recursos humanos, incluyendo la automatización de la incorporación. Con FactorialHR, puedes gestionar todos los aspectos del proceso de incorporación en una única plataforma.
Beneficios de trabajar con Amkari:
- Experiencia: Nuestro equipo cuenta con amplia experiencia en la implementación de soluciones de software para RRHH.
- Personalización: Adaptamos las soluciones a las necesidades específicas de tu empresa.
- Soporte: Ofrecemos soporte técnico y asesoramiento continuo.
¿Qué estás esperando? Contacta con nosotros para descubrir cómo podemos ayudarte a transformar tu proceso de incorporación de empleados.
