Tener flujos de trabajo automatizados suena muy sexy. Y lo es. Esta muy bien poder iniciar un proceso con un botón y olvidarse de él mientras se hace el trabajo.
Pero eso no significa que tengas que automatizar cada proceso en tu oficina. Quiero decir, creo que la gente puede encargarse de reemplazar el papel de copia por su cuenta, ¿verdad? ¿verdad? Vamos, gente.
Como la automatización no debe aplicarse descaradamente a cada rincón de tu negocio, es bueno hacerse una pregunta muy básica antes de empezar.
¿Por qué?
Hay muchas maneras de mejorar tu negocio, ¿por qué buscas la automatización? ¿Qué esperas obtener de ello?
Aquí hay algunas buenas y malas razones por las que las empresas automatizan sus procesos.
Buenas razones:
- Quiero ahorrar tiempo. Los flujos de trabajo automatizados te ayudan a dedicar menos tiempo al seguimiento de las solicitudes, a cotejar los datos con una solicitud, a establecer el contexto y a explicar a la gente cómo seguir el proceso.
- Quiero ahorrar dinero. Cuando automatizas tus procesos de negocio correctamente, permites que un sistema realice la mayor parte del trabajo. Ahorras dinero al no necesitar contratar personal adicional y permitir que tu equipo existente se concentre en un trabajo más importante.
- Quiero rastrear datos mejor. Los procesos manuales dificultan el seguimiento de cuándo se presentaron las solicitudes, en qué etapa se encuentran y dónde se están colgando. La automatización crea un rastro de datos limpio que puede ser usado para auditar más tarde y hacer un seguimiento de los artículos.
Razones menos malas:
- Quiero eliminar los formularios de papel. Aunque la automatización suele incluir la digitalización de formularios y datos, ese no es su principal beneficio. Sólo digitalizar tus formularios no significa que hayas automatizado un flujo de trabajo. La automatización es mucho más que tratar de lograr una oficina sin papel donde ahora tus carpetas digitales sean tan desordenadas como solia ser tu escritorio.
- Mi oficina es un caos. Seamos honestos. Tu caos viene de múltiples lugares, y el software de automatización no puede arreglarlos todos. La automatización puede ayudarte a arrancar un trozo de ese caos y vencerlo hasta la sumisión. Pero estás solo para el resto.
Malas razones:
- Es genial, ¿verdad? Sí, es genial, pero de una manera muy friki. No es algo de lo que presumas con tus amigos o que saques a relucir en una primera cita con alguien. Si estás automatizando sólo por el hecho de automatizar, probablemente no vas a ver los beneficios de ello.
- Tengo mucho dinero por ahí y no sé qué hacer con él. Tengo un plan de inversión completamente diferente esperándote. Haré que mi gente te llame.
Recuerda el por qué
Entender la motivación detrás de su automatización es extremadamente importante y debe mantenerla frente a usted en todo momento.
Una pequeña organización quería automatizar su solicitud de licencia. El CEO había estado aprobando cada solicitud a través del correo electrónico y luego la reenviaba al Gerente de la Oficina que la registraba y marcaba un calendario de papel. La motivación principal para la automatización era limitar la cantidad de tiempo que el CEO pasaba aprobando las solicitudes y reducir las tareas de registro manual del Gerente de la Oficina.
Cuando la organización comenzó a automatizar el flujo de trabajo, empezaron con el manual del empleado e incorporaron en su formulario los diez tipos de solicitudes de licencia, incluyendo cosas como el servicio de jurado. Sin embargo, pronto quedó claro que la automatización no estaba sirviendo a su propósito. Debido a todos los tipos de permisos, el formulario era complicado de rellenar y los empleados pronto encontraron soluciones para preguntar al CEO directamente en lugar de usar el sistema. En lugar de crear una solicitud de licencia racionalizada, se limitaron a digitalizar su manual del empleado y crearon más caos.
Así que volvieron y redujeron los tipos de permisos a sólo las cosas que el director de la oficina rastreó activamente antes. Los empleados encontraron el formulario más fácil de usar. El Director General aprobaba las solicitudes con un solo clic y el Gerente de la Oficina sólo tenía que vigilar el proceso para asegurarse de que estaba funcionando sin problemas.
¿Por qué estás automatizando?
Antes de empezar a automatizar cualquier proceso, asegúrate de identificar tu principal razón para la automatización. Valídalo para asegurarte de que la automatización es la respuesta correcta para ti. Luego ten en cuenta tu razón principal durante todo el proceso de automatización.
