La presión constante para cumplir los plazos puede tentar a los líderes de compras a eludir el proceso existente y recurrir a las órdenes de compra propias. Sin embargo, a diferencia de las órdenes de compra estándar, las órdenes de compra propias tienen una serie de complejidades. La forma en que las auto órdenes de compra superan múltiples niveles de aprobación puede terminar permitiendo el gasto incontrolado sin las medidas necesarias.
¿Qué son las órdenes de compra por cuenta propia?
Los pedidos propios son generados directamente por el empleado que requiere los bienes/servicios, en vez de por el oficial de compras o el responsable habitual de la toma de decisiones. La mayoría de los pedidos deben pasar por una serie de autorizaciones antes de ser enviados al proveedor. Los pedidos propios se generan instantáneamente sin ninguna autorización de pedido.
La segunda diferencia clave es que el empleado que planteó la solicitud por sí mismo trata con el proveedor, lo cual suele ser un trabajo para el equipo de compras.
Esto tiene un efecto en la cultura de gasto de la compañía, como pronto verás.
Por qué no debes considerar las órdenes de compra propias
Aquí hay algunas razones por las que esto nunca es una buena idea, sea cual sea tu industria.
1. Gasto excesivo
Los equipos de compras están formados por personas que entienden las compras dentro y fuera del negocio, y normalmente realizan la diligencia debida para eliminar el exceso de gastos. Los empleados de otros departamentos no tienen todo el conocimiento y la experiencia que pueblan los equipos de adquisiciones.
A menudo, el iniciador de una autodeterminación terminará sobrepasando los presupuestos en una cantidad considerable, distraído por las limitaciones de tiempo y la presión del trabajo de sus otras responsabilidades. Generalmente no tienen los conocimientos para establecer un sistema de contabilidad actualizado que supervise los gastos.
Se podría pensar que un sistema de hojas de cálculo podría mantener las cosas bajo control, pero la única solución real para este problema es conseguir una solución de adquisición con visibilidad en tiempo real y una visión de los gastos.
2. Rendimiento del proveedor no comprobado
Con el equipo de adquisiciones manejando las cosas, es una práctica común mantener un registro constantemente actualizado del desempeño del proveedor. Los proveedores individuales se clasifican en función de su capacidad para cumplir con el plazo, con buenos precios y otros factores similares.
Los autores de los auto pedidos difícilmente son expertos en compras; su prioridad general es conseguir que los productos se entreguen a tiempo. Más allá de eso, cosas como la supervisión y la gestión de los proveedores no son de su incumbencia.
Sin una visibilidad central del rendimiento de los proveedores, tu organización podría elegir a los proveedores equivocados, lo que afectaría al balance final.
3. Exposición al fraude
Las órdenes automatizadas de compra son más que una molestia en la mente de algún miembro del equipo de compras que es muy estricto con las políticas. No, pueden ser muy peligrosas. Con una autodeterminación iniciada y controlada por un empleado, te dejas expuesto a los siguientes riesgos:
- El empleado puede usar su control sobre la elección del proveedor para elegir un proveedor por sus propias razones, incluyendo sobornos de los proveedores
- El empleado podría estar comprando algo para su uso personal, aprovechando el sistema de auto-propaganda para cubrir sus huellas
- El empleado puede estar generando facturas falsas, recaudando fondos de «compra» que están desviando en secreto a su propia cuenta bancaria
Las adquisiciones en general son propensas al fraude, y las propias órdenes de compra sólo hacen conveniente que las personas con motivos nefastos se salgan con la suya.
4. No hay responsabilidad en la fijación de precios
Los empleados que no pertenecen al equipo de adquisiciones, como se ha mencionado en una sección anterior, a menudo carecen de los conocimientos técnicos y la responsabilidad que mantienen sus decisiones alineadas con los mejores intereses de la empresa.
Además, un empleado que se autoprotege puede no tener los conocimientos para negociar el precio con el vendedor. Pueden sentarse orgullosos de haber completado lo que creen que es un buen trato, mientras que la gerente de compras puede recibir una desagradable sorpresa cuando lo revise!
Con un buen software de compras, los gerentes de compras obtienen información clave sobre los patrones de compra. Esta es una información clave que les ayuda a conseguir mejores tratos con los vendedores, citando la frecuencia de los tratos y los pedidos anteriores.
Una solución conveniente
Una solución como Kissflow puede ayudarte a eliminar la necesidad de las órdenes de compra propias. El mito principal que rodea a estos es que las auto órdenes de compra pueden ser ejecutadas más rápido. Considera esto: con notificaciones relevantes y oportunas, acceso móvil, computación en nube y enrutamiento rápido de aprobación, una solución como Kissflow elimina la necesidad de un sistema basado en auto órdenes de compra.
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