Desde solicitar un viaje de negocios hasta gestionar los reembolsos de viaje, hay muchas piezas móviles. Cuando estos procesos no se manejan meticulosamente, puede terminar pagando mucho más de lo que inicialmente planeó. Usted quiere hacer que los viajes de negocios sean lo menos estresantes posible para sus empleados, de modo que tengan un viaje productivo y al mismo tiempo se aseguren de que no haya gastos innecesarios.
Hay una línea muy fina entre reducir los costos indiscriminadamente y hacerlo mientras se hace la vida más fácil a sus empleados. La solución para los viajes de negocios te ayuda a pisar esta línea con cuidado.
¿Cómo proporcionar una mejor experiencia de viaje?
Los gerentes de viajes a menudo se centran en tratar de reducir los gastos. Claro, un vuelo con una escala de ocho horas es barato, pero si el empleado llega a la oficina del cliente con jet-lag y agotado, ¿vale la pena el intercambio?
1. La experiencia de los empleados es importante
Las empresas, más que nunca, intentan crear experiencias de viaje memorables para sus empleados.
Los vuelos sin escalas y los tiempos de viaje más cortos son tan cruciales como cualquier beneficio. Pequeñas cosas, como una mejora de asiento o una buena comida al final del viaje, pueden marcar la diferencia para los viajeros de negocios. Les levanta la moral y les permite hacer un gran trabajo.
2. Dar flexibilidad
Se debe confiar a los empleados un nivel de independencia cuando se trata de viajes de negocios. Algunas compañías permiten a los empleados reservar sus propios vuelos y ser reembolsados más tarde. Esto les da la flexibilidad de viajar según su conveniencia. Aunque hay una posibilidad de que los empleados se vuelvan corruptos, el hecho de que les confíes algo tan importante como esto les dice que sean más responsables.
3. Empoderarlos con herramientas
¿Cuántas veces un empleado ha vuelto de un viaje y ha olvidado el recibo de su café de la mañana? Es crucial proporcionar a los viajeros una herramienta de viajes y gastos que les ayude a rastrear y presentar los informes de gastos sin hacerles perder mucho tiempo en ello. Una aplicación para móviles es muy útil y puedes asegurarte de que cada gasto se contabiliza.
4. Hacer los reembolsos más rápido
Acelerar el proceso de reembolso haciendo que las aprobaciones sean más rápidas. Puede automatizar las aprobaciones de viajes hasta un cierto límite cuando se trata de categorías de gastos específicos. Cuando las aprobaciones son más rápidas, los empleados pueden recuperar su dinero más rápidamente.
Bricolaje o solución de viajes corporativos dedicados.
En el caso de las pequeñas empresas, en las que una o dos personas clave hacen viajes de negocios, puede que no haya necesidad de una solución de viajes corporativos. No hay necesidad de solicitar aprobaciones o reembolsos. Incluso si la hay, el proceso no es tan complejo como en una organización más grande.
Sin embargo, no es el caso de las organizaciones más grandes. Algunas empresas medianas utilizan hojas de cálculo o plantillas de impresión de Internet para llenar sus solicitudes de viaje, y correos electrónicos para la comunicación. Otras utilizan soluciones de viajes de negocios para ayudarlas con las reservas y los reembolsos.
Algunas empresas utilizan las Empresas de Gestión de Viajes (TMC) para subcontratar todo el dolor de cabeza. Sin embargo, estos sistemas no siempre se adaptan a todos sus requerimientos cuando sus guerreros de carretera crecen en tamaño. Se requiere que trabajes alrededor de la estructura existente de la herramienta, lo cual vence el propósito mismo de usar tales herramientas.
Los TMCs, por otro lado, funcionan muy bien incluso si se escalan, pero el costo puede dispararse fuera de control.
Lo mejor de ambos mundos
Kissflow Finance ofrece a las organizaciones soluciones sólidas pero sencillas para superar los obstáculos en sus procesos de aprobación de solicitudes de viaje. Ofrece a los empleados y a los directivos la oportunidad de hacer y autorizar solicitudes en movimiento, y sus fórmulas de sistema incorporadas significan que el número de campos que deben completarse manualmente se reduce al mínimo, lo que permite un procesamiento más rápido y preciso.
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https://kissflow.com/finance/travel-management/business-travel-solutions/
