Hay muchas partes móviles cuando se trata de la gestión de gastos, e incluso un pequeño error puede resultar costoso. Disponer de un sistema competente de aprobación de gastos es crucial para un reembolso rápido.
¿Por qué utilizar un sistema de aprobación de gastos?
Un sistema de aprobación de gastos ayuda a las empresas a racionalizar las tareas repetitivas y predecibles asociadas con las aprobaciones de gastos, como la creación, validación y aprobación de las solicitudes de reembolso de gastos para los gastos incurridos por los empleados. Les ayuda a hacer cumplir la política de gastos de la organización, facilitando así a los directivos la aprobación o el rechazo de una reclamación.
guía de 4 pasos para la implementación de un sistema automatizado de aprobación de gastos
Kissflow puede ayudarle a diseñar e implementar el sistema de aprobación de gastos con facilidad. Así es como se hace en la nube de finanzas y operaciones de Kissflow:
1. Diseñar el flujo de trabajo
Una vez que el formulario está listo, hay que diseñar la ruta secuencial de tareas para completar un flujo de trabajo de aprobación de gastos. Dependiendo de sus necesidades, una solicitud de aprobación de gastos de un empleado puede ser aprobada por el gerente directo, el departamento de viajes o el equipo de finanzas.
También puede tener múltiples niveles de aprobación. Si buscas automatizar las aprobaciones en base a criterios predefinidos, esta es la etapa en la que lo haces.
2. Establecer permisos
Una vez que el flujo de trabajo de aprobación de gastos esté listo, puede asignar a los interesados y establecer permisos. Los roles y responsabilidades se asignan a los individuos en base a sus tareas en el flujo de trabajo financiero.
Incluso se puede proporcionar acceso basado en roles para ocultar información sensible.
3. Implementar el proceso
Después de que todo esté listo, puedes publicar el flujo de trabajo de aprobación de gastos. Los empleados pueden iniciar instancias del flujo de trabajo y presentar su solicitud de gastos para la aprobación de los gerentes.
4. Mejorar el flujo de trabajo
Una vez que el sistema de gestión de gastos se ha puesto en marcha y ha funcionado durante un tiempo, recoge suficientes datos para darnos una idea de cómo se pueden hacer más rápidos y eficientes estos procesos de aprobación.
Se puede encontrar el tiempo que se tarda en presentar los informes, el tiempo medio de aprobación y otra información de este tipo para mejorar la eficiencia del flujo de trabajo de los gastos.
Ventajas de utilizar un sistema automatizado de gestión de gastos
1. Cumplimiento de las políticas de viaje
El software de gestión de gastos identifica las violaciones de las políticas y lanza señales de advertencia si una solicitud las viola. Esto facilita que los equipos de finanzas aprueben o rechacen una solicitud. Asegurarse de que se cumplen las políticas de viajes corporativos les quita un gran peso de encima. Esto también ayudará a reducir el fraude en los gastos y a hacer cumplir las normas.
2. Visibilidad en la salud financiera
Encontrar a dónde va tu dinero te ayuda a planear un presupuesto efectivo para los viajes de negocios. Cuando rastreas cuánto dinero sale, obtienes una mejor imagen del flujo de efectivo. Puedes identificar las áreas en las que estás gastando innecesariamente, y tomar decisiones perspicaces que pueden ayudarte a reducir los costos.
3. Deducciones y auditorías fiscales
Los procesos de viajes y gastos deben manejarse de manera correcta para que una organización los marque como gastos legítimos. Sin un control estricto del proceso, puede que se estén perdiendo beneficios. Además, los registros y los rastros de auditoría deben estar presentes para demostrar que ha gestionado correctamente los gastos de viaje y que no se ha abierto a reclamaciones por mal manejo de los fondos.
4. Empleados más felices
Presentar los gastos y esperar a que se aprueben las reclamaciones puede convertirse fácilmente en un trabajo a tiempo completo y puede afectar a la productividad. Cuando se dispone de un sistema de aprobación de viajes y gastos fácil de usar para que los empleados presenten informes de gastos y reclamen reembolsos, se les facilita mucho la vida.
La mejor manera de manejar los gastos del negocio
Con Kissflow Finance and Operations Cloud, puede agilizar todos sus procesos financieros clave como la aprobación de gastos, la aprobación de viajes y las solicitudes de presupuesto. Obtenga un mejor control sobre las aprobaciones financieras y vea cómo su eficiencia se dispara. Obtenga su demostración gratuita hoy.
Source
https://kissflow.com/finance/expense-management/expense-approval-system-benefits/
