La tarea de racionalizar la eficacia de esta área a menudo recae en el departamento de finanzas. Pero muchos jefes de finanzas no están equipados para manejar el legado de formularios en papel, hojas de cálculo y correos electrónicos para manejar las solicitudes de viajes de negocios y los procesos de gestión de gastos. Un rastreador de gastos de viaje anticuado da como resultado una gestión ineficaz de los gastos de viaje y una increíble pérdida de tiempo. Ahí es donde se necesita una gestión de viajes de negocios racionalizada y automatizada.
¿Qué es un rastreador de gastos de viaje?
Un rastreador de gastos de viaje es un portal en el que todos los empleados pueden presentar gastos de viaje y reclamar reembolsos. El sistema ayuda a identificar los gastos que no cumplen con la política de viajes de negocios de la organización, facilitando a los gerentes y al equipo de finanzas la aprobación o el rechazo de una reclamación.
Una vez que se aprueban las solicitudes de reembolso de gastos, el rastreador de gastos de viaje categoriza los gastos y el empleado recibe el reembolso.
Los 5 mejores rastreadores de gastos de viaje para buscar en 2019
Hay toneladas de aplicaciones para viajeros corporativos por ahí. Aquí hay algunas de ellas que puedes empezar a evaluar antes de elegir la que más te convenga:
1. Certificar
Certify es una herramienta de gestión de gastos basada en la web, fácil de usar, que también tiene incorporada una funcionalidad de gestión de viajes. Además de la reserva de billetes de avión, Certify incluye varias otras características como la visualización de las penalizaciones, la verificación de precios, los filtros de resultados y los detalles de los vuelos ampliables.
Ideal para: PYMES, Empresas
2. SAP Concur
Concur es una solución integral de administración de viajes y gastos que le permite tomar el control de todos los aspectos de la administración de viajes corporativos con una solución conectada e integral. Su ingeniosa aplicación móvil le permite hacer cumplir las políticas de viajes y le da tarifas negociadas.
Ideal para: PYMES, Empresas
3. Travel Perk
Travel Perk es una herramienta fácil de usar que se orienta principalmente a las empresas medianas. Puedes hacer reservas de grupo y te ayuda a encontrar las tarifas más bajas posibles. También es una de las pocas herramientas que te permite reservar billetes de tren.
Ideal para: PYMES, Empresas
4. Rydoo
Rydoo es una solución completa de gestión de viajes y gastos que le ayuda con las reservas, los billetes y los pagos. Tiene una opción de facturación central donde una factura consolidada de todos los viajes se envía a su empresa al final de cada mes.
Ideal para: PYMES, Empresas
5. Trippeo
Trippeo es una aplicación de rastreo de viajes y gastos desarrollada para la fuerza de trabajo móvil. Ofrece un enfoque de primera mano para manejar los viajes de negocios y reservar los boletos. Trippeo rastrea, presenta y reembolsa los gastos de viaje de forma rápida y sin dolor. También ayuda a las empresas a obtener tarifas negociadas y mejores precios para los billetes.
En el lado de la gestión de gastos, Trippeo quita el dolor eliminando la entrada manual de gastos con el escaneo OCR e integraciones de tarjetas de crédito.
Ideal para: PYMES, Empresas
¿Por qué necesita un rastreador de gastos de viaje dedicado?
El problema de un sistema convencional de lápiz y papel es que es propenso a los errores humanos, los fraudes de gastos, un exhaustivo rastro de papel y los reembolsos de viajes que tardan semanas en llegar a la cuenta bancaria del empleado. La mayor parte de esto vuelve a la naturaleza manual; es necesaria la intervención humana, desde la presentación de los informes de gastos de viaje hasta la identificación de las reclamaciones no conformes a los empleados reembolsadores.
Para escapar de este trabajo pesado, necesita un rastreador de gastos de viaje automatizado a prueba de tontos que se encargue de todo el flujo de trabajo de las solicitudes de viaje, desde la presentación de los informes de gastos hasta el procesamiento de los reembolsos.
Cosas para buscar en un rastreador de gastos de viaje
Es fácil distraerse con un montón de campanas y silbatos de un sistema de gestión de gastos de viaje. Sin embargo, es mejor centrarse en lo que necesitas. No hay una solución única para un rastreador de gastos de viaje. Sin embargo, necesitas algo que:
- es fácil de usar
- soporta múltiples usuarios
- se acomoda a sus jerarquías de aprobación
- se asegura de que se cumplan las políticas de viajes de negocios
- es accesible desde cualquier lugar
- crece a medida que escalas
- te ayuda a reducir los costos con informes perspicaces
Beneficios de la racionalización del rastreo de gastos de viajes de negocios
- Cumplimiento de las políticas de viaje
- Visibilidad en la salud financiera
- Deducciones y auditorías fiscales
- Empleados más felices
Cumplimiento de las políticas de viaje
Asegurarse de que se cumplan las políticas de viajes corporativos le quita una gran carga al equipo de finanzas. Les facilita la aprobación o el rechazo de una solicitud de gastos de viaje. Esto también ayudará a reducir los fraudes de gastos y a hacer cumplir las normas.
Visibilidad en la salud financiera
Encontrar a dónde va tu dinero te ayuda a planear un presupuesto efectivo para los viajes de negocios. Cuando rastreas cuánto dinero sale con la ayuda de un rastreador de gastos de viaje, obtienes una mejor imagen del flujo de efectivo. Puede identificar las áreas en las que gasta innecesariamente y tomar decisiones perspicaces que pueden ayudarle a reducir los costos.
Deducciones y auditorías fiscales
La reclamación de los gastos de viaje debe ser manejada de manera correcta para que una organización los marque como un gasto legítimo. Sin un control estricto sobre el proceso, puede estar perdiendo beneficios. Además, los registros y las pistas de auditoría deben estar presentes para demostrar que ha gestionado correctamente la reclamación de gastos de viaje y que no se ha abierto a reclamaciones por mala gestión de los fondos.
Empleados más felices
Puede hacer la vida de sus empleados mucho más fácil al facilitarles la presentación de sus gastos de viaje y obtener reembolsos más rápidos.
Source
https://kissflow.com/finance/travel-management/best-travel-expense-tracker-features/
