Según un informe titulado «El lamentable estado de la transformación digital en 2018» de Forrester, hasta un 22 por ciento de las empresas aún no han logrado la excelencia en los procesos y la automatización del flujo de trabajo. Estos son aspectos críticos para la satisfacción del cliente y el aumento de los ingresos. Si deseas tener una lista creciente de clientes satisfechos, necesitas empezar a centrarte en la excelencia de los procesos. La automatización de los procesos empresariales es una forma directa y efectiva de comenzar a recorrer ese camino.
¿Qué es la automatización de los procesos empresariales (BPA)?
La automatización de los procesos empresariales es el uso de la tecnología para ejecutar tareas o procesos recurrentes en un negocio donde el esfuerzo manual puede ser reemplazado. Se hace para lograr la minimización de los costos, una mayor eficiencia y la racionalización de los procesos.
La automatización de los procesos comerciales no debe confundirse con la gestión de los procesos comerciales, que es una disciplina más amplia que implica la gestión de procesos complejos en toda la organización utilizando diferentes metodologías.
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Ejemplos de automatización de procesos empresariales
Para una mejor comprensión de la automatización de los procesos de negocio, vamos a llevarte a través de un par de casos de uso.
Integración del Nuevo Empleado
Aunque la contratación de empleados puede parecer un proceso sin complicaciones, implica múltiples tareas. Rellenar los formularios de información de los empleados, establecer sesiones de introducción, organizar sesiones de formación, establecer cuentas bancarias, recoger los documentos pertinentes y asignar mentores son sólo algunas de las actividades implicadas.
Sin automatización, todo el proceso puede volverse bastante caótico y dar lugar a..:
- Papeleo interminable
- Pueden faltar tareas
- Insatisfacción del empleado
- Baja productividad
La aplicación de la automatización de los procesos empresariales a la incorporación de empleados asegurará una transición fluida de una tarea a la siguiente, manteniendo a los empleados en el circuito y proporcionando visibilidad del estado del proceso.
Órdenes de compra
Las solicitudes de órdenes de compra son procesos recurrentes en la mayoría de las organizaciones. El equipo solicitante rellena un formulario y lo envía al equipo de compras. A continuación, la autoridad encargada de la aprobación examina la solicitud y la rechaza en caso de que la información sea inadecuada o de que existan limitaciones presupuestarias. A continuación, se envía de nuevo al equipo solicitante. Si se aprueba, se crea una orden de compra y se envían copias al proveedor y al equipo de inventario.
Sin la automatización, podrían surgir los siguientes problemas:
- Retrasar la aprobación de la orden de compra
- Impacto en la productividad
- Informes incompletos
- Errores en las órdenes de compra
- Errores en la entrega por parte de los proveedores
La automatización de los procesos comerciales puede contribuir a mejorar las cuentas y la transparencia y permitir el registro preciso de los datos, a los que pueden acceder los interesados cuando sea necesario. También conservará toda la comunicación relacionada con el proceso dentro del flujo de trabajo para que la ejecución sea más fácil y rápida.
¿Por qué debería automatizar los procesos de negocio?
Aquí hay algunas razones convincentes para automatizar sus procesos de negocio.
Un paso hacia la transformación digital
La transformación digital puede parecer un objetivo elevado y abrumador para las organizaciones que no están en ese camino. La automatización de los procesos de negocios puede ser un paso para adoptar esa cultura de transformación continua. Se puede empezar con unos pocos procesos que claramente necesitan corrección y gradualmente ir subiendo.
Claridad
La automatización requiere una cierta cantidad de claridad sobre el proceso justo en la etapa de diseño. Si no se conocen las tareas y las personas responsables de ejecutar el proceso, no se puede diseñar y automatizar el flujo de trabajo con precisión.
Además, la cartografía de procesos puede proporcionar claridad a todos los empleados y servir también como recurso de capacitación. Las ideas que se obtienen del análisis de un proceso automatizado pueden mostrar claramente la brecha entre su proceso tal como es y como debería ser idealmente.
Procesos simplificados
Uno de los grandes resultados del sistema de automatización de procesos es la racionalización de los procesos. La clara rendición de cuentas, las notificaciones personalizadas, los valiosos conocimientos y los tiempos de respuesta más rápidos facilitan la eliminación de actividades inútiles y la concentración en la mejora de las tareas que añaden valor.
Cumplimiento
Con la automatización de los procesos empresariales, se registran todos los detalles de un proceso concreto. Esta información puede presentarse para demostrar la política de compliance durante las auditorías.
Normalización de las operaciones
Cuando se automatiza un proceso de negocios, se puede esperar un estándar consistente de resultados cada vez. La estandarización ayuda a posicionar su organización como confiable, lo que a su vez puede ayudar a aumentar su base de clientes.
Satisfacción del cliente
La satisfacción del cliente es un diferenciador clave en cualquier industria. Enfocarse en la excelencia de los procesos y operaciones ayuda a superar las expectativas del cliente con facilidad. Cuando usted cumple consistentemente con los estándares prometidos, los clientes son más propensos a desarrollar una preferencia por su empresa.
¿Qué procesos de negocio debería automatizar?
La automatización de los procesos de negocio no se limita a un puñado de funciones. Algunos factores que pueden indicar la necesidad de automatización incluyen
- Alto volumen de tareas
- Múltiples personas requeridas para ejecutar las tareas
- Carácter temporal
- Impacto significativo en otros procesos y sistemas
- Necesidad de pistas de cumplimiento y auditoría
Si una actividad cumple con todos los criterios mencionados anteriormente, es muy probable que necesite automatizar su proceso de negocio.
Para darle una idea más clara, aquí hay algunos procesos comúnmente automatizados en las organizaciones.
- E-mail y notificaciones push
- Soporte técnico
- Creación de estudios de casos de clientes
- Agregación y migración de datos
- Respaldo y restauración
- Solicitudes de cese de empleados
- Adquisiciones
- Procesos del centro de llamadas
- Pedidos de ventas
- Seguimiento de tiempo y asistencia
- Nóminas
- Facturación
- Cobros
- Lanzamiento de productos
- Liderazgo nutritivo
Beneficios de las herramientas de automatización de procesos de negocios
Una vez que haya automatizado sus procesos de negocio, puede esperar ver múltiples beneficios.
Verán un aumento de la productividad gracias a la mejora del acceso. Las herramientas de automatización de procesos empresariales basadas en la nube almacenan sus datos en una base de datos central. Esto le ayuda a acceder a los datos desde cualquier lugar o dispositivo siempre que lo necesite.
Sus procesos de negocio serán mucho más transparentes. Podrá rastrear y monitorear los procesos mientras están en marcha, lo que puede mejorar la rendición de cuentas y la visibilidad.
La capacidad de monitorizar los procesos en marcha también le ayudará a estar atento a los errores, arreglándolos cuando se produzcan. Los informes de rendimiento le darán información para que pueda tomar medidas preventivas contra los errores recurrentes.
Desde una perspectiva a largo plazo, empezarás a notar tiempos de entrega más rápidos y una reducción de los costos debido a menos intervenciones manuales.
También se encontrará en posición de mejorar su asignación de personal ya que la aplicación se encargará de todas las tareas recurrentes mundanas. De esta manera puede redirigir a sus empleados a tareas que requieren esfuerzo y juicio humano.
El sistema de automatización de procesos de negocio permitirá en última instancia una creciente eficiencia empresarial. Dado que se basa en la noción de la mejora continua de los procesos, los niveles de eficiencia seguirán aumentando en respuesta.
Mejores prácticas en la automatización de procesos de negocios
Simplemente inscribirse en una herramienta de automatización de procesos puede no garantizar el éxito. Tendrá que adoptar un enfoque pragmático y exhaustivo para automatizar sus procesos de negocio.
Aquí hay algunos consejos sobre cómo hacer que la automatización sea un éxito.
- Comience con un claro entendimiento de qué tareas están involucradas, quién es responsable y cuándo cada tarea debe ser ejecutada.
- Asegúrese de tener metas claramente definidas cuando automatices un proceso de negocios.
- Mida los resultados con un enfoque por fases. Muchas organizaciones se desilusionan cuando los resultados no se materializan de la noche a la mañana.
- Invierta el tiempo adecuado en la capacitación de los empleados y tenga en cuenta un período de ajuste.
- Adopte una perspectiva a largo plazo para experimentar un buen RoI.
- Utilice soluciones prefabricadas cuando esten disponibles.
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