¿Estás aprovechando al máximo tsu implementación de Kissflow? En Amkari, como expertos en soluciones de automatización de procesos, te ofrecemos estos 5 consejos para optimizar el flujo de trabajo y maximizar el retorno de tu inversión.
Si has automatizado su proceso de negocios en Kissflow, aquí tienes cinco cosas que puede comprobar para asegurarte de que tus flujos de trabajo están en su mejor momento.
1. Revisa los informes
El primer lugar en el que puedes buscar para encontrar áreas de mejora es en tu informe de App Metrics (informe de rendimiento). Aquí encontrarás gráficos y datos sobre el tiempo que tardan los elementos individuales en terminar y las tareas que parecen arrastrarse.
También es tu oportunidad de comparar los datos antes y después de la automatización.
Analizar qué tareas tardan más de lo esperado en terminar. ¿Qué está causando el retraso?
- El dueño de la tarea no tiene toda la información necesaria. (¿Puedes añadir más campos que ayuden?)
- El dueño de la tarea no tiene tiempo para completar las tareas. (¿Puedes reasignar la tarea a otra persona?)
- El dueño de la tarea se olvida de completarla. (¿Puedes mejorar tus notificaciones de correo electrónico y recordatorios de plazos?)
2. Comprobar con la gente
Mientras que los datos que se obtienen de tus informes pueden ser muy convincentes sobre el poder de la automatización, igualmente importante es cómo se siente la gente sobre el proceso. ¿Se siente automático, ligero, como Don Draper?
Programa un tiempo con cada persona para optimizar el flujo de trabajo y obtener su opinión sobre su tarea. Puedes preguntar:
¿Cómo va todo? Deberías saber inmediatamente por su respuesta si el proceso automatizado está haciendo la vida más fácil o no. Tendrán algunos retoques y sugerencias o quizás necesiten repensar cómo se maneja todo el proceso.
¿Sientes que tu tarea es necesaria en este flujo de trabajo? Después de la automatización, algunas personas empiezan a darse cuenta de que no son necesarias para ciertos procesos.
Es posible que se elimine una tarea por completo o que se pase de una aprobación a una notificación cuando comience una determinada tarea.
¿Necesitas más o menos información para hacer tu tarea? Para cada tarea individual puedes ocultar ciertos campos para no abrumar al dueño de la tarea. Pregúntele si quiere ver menos campos, o si necesita más contexto para tomar una mejor decisión.
3. Revisa el formulario
Vuelve y mira tu formulario. ¿Hay algún campo que sea superfluo e innecesario? ¿Puedes limpiar el diseño haciendo algunos campos visibles sólo si se dan ciertas condiciones?
¿Hay algún campo que sería mejor como fórmula? Con Kissflow, hay varias fórmulas del sistema que pueden mostrarse automáticamente como el nombre del iniciador, la fecha en que fue creado, o el administrador del iniciador.
También se pueden crear muchos otros tipos de funciones y fórmulas.
4. Comprobar el flujo de trabajo
Revisa todas las tareas. ¿Hay alguna tarea que puedas transferir a un sistema en lugar de a una persona? Puedes incluir pasos automáticos para añadir eventos a los calendarios, realizar transferencias de datos entre aplicaciones de software o analizar y analizar datos.
¿Todas tus tareas tienen que ser secuenciales? Puedes ahorrar tiempo agrupando las tareas que deben ser completadas al mismo tiempo, o creando múltiples caminos.
Si las excepciones parecen ser un problema, construye un camino personalizado para esas situaciones especiales. Puedes crear un disparador que canalice estas excepciones para que se sigan manejando en el flujo de trabajo.
5. Comprueba la movilidad
La última forma de optimizar tu flujo de trabajo es asegurarte de que funcione bien en un teléfono. Revisa cada tarea, ¿puede cada una de ellas ser completada fácilmente desde un smartphone en un aeropuerto? Si no, ¿cómo podrías mejorarlo?
Mantener sus procesos automatizados en buen funcionamiento es fácil con Kissflow. ¿Quieres maximizar el potencial de Kissflow en tu organización? Contacta con Amkari partner de Kissflow en España y descubre cómo nuestros expertos pueden ayudarte a alcanzar tus objetivos.
Fuente: https://kissflow.com/workflow/have-you-improved-your-workflow-lately/
