La política de gastos de viajes de una empresa suele quedarse en papel y convertirse en un caos en la práctica. Cada negocio tiene que establecer y hacer cumplir su política de gastos, o los empleados pueden exceder o no alcanzar la cantidad que reembolsas.
Esto lleva a la confusión y al resentimiento. Todo negocio comienza con una guía básica de gastos, pero debe ser actualizada a medida que los viajes de negocios se hacen más frecuentes.
El problema de la mayoría de las empresas es que dejan de pensar en las políticas tan pronto como las crean. A medida que tu empresa evoluciona, también lo hacen tus empleados y tu naturaleza de gasto. ¿Por qué tus políticas de gastos deben seguir siendo las mismas?
Según un estudio de Certify, una de cada cinco empresas no contaba con una política de T&E y el 31% de las empresas no tenía control sobre los gastos de sus empleados.
Aunque la gestión de los gastos es una prioridad máxima, es igualmente importante centrarse en las políticas de viajes y gastos también.
¿Qué es una política de gastos de viaje?
Una política de gastos de viaje ofrece una pauta de gastos y define cómo las organizaciones reembolsan a los empleados los gastos razonables en que incurren en su nombre.
Asegura que todos los gastos de los empleados están bajo control, y que los empleados entienden lo que califica como un gasto de negocios.
¿Cómo saber si tu actual política de gastos de viaje no funciona?
Son unos pocos indicios que te ayudarán a saber cuándo tu organización necesita una actualización inmediata de sus políticas de viajes y gastos. Presta atención a estos indicadores::
1. Reglas poco claras
Si bien no quieres terminar con un folleto de 100 páginas que nadie lee nunca, también quieres asegurarte de que se cubren los escenarios más comunes.
Los gastos inesperados, como las tasas de equipaje adicionales, pueden causar mucha confusión tanto al empleado que viaja como al equipo de finanzas que está revisando el gasto.
Si tu política de gastos no es lo suficientemente amplia y lleva a muchas idas y venidas, entonces es hora de darle un cambio de imagen.
2. Empleados descontentos
Las políticas de gastos desactualizadas pueden llevar a empleados descontentos. Imagina pagar una comida cara para un cliente en nombre de la compañía y reclamar el reembolso de gastos.
Luego ocurre que la reclamación es rechazada porque los gastos de comida tienen un límite máximo de 30 dólares. Entonces lo que necesitas es una política que sea lo suficientemente flexible para acomodar casos especiales como este.
Una política de gastos que no es justa para los empleados no es buena. Es mejor consultar a los viajeros frecuentes mientras se actualiza la política.
Esto puede darte una nueva perspectiva, ayudándote a tener mejores y más eficientes ideas para implementar una política a prueba de tontos.
3. Reclamaciones fraudulentas
Por otro lado, tienes que asegurarte de que los empleados no se gasten o inflen sus gastos cuando presenten los informes de gastos. Esta encuesta revela que el 85% de los empleados piensa que está bien estirar la verdad con las declaraciones de gastos.
Si tu equipo de contabilidad está a menudo plagado de gastos no calificados, entonces es hora de desconectar tus antiguas políticas.
Creando la política de gastos de viaje perfecta
No hay una política de gastos única para todos. Cada negocio es único, y requiere una política de viajes y gastos a medida. Aunque no hay un mantra para crear el conjunto perfecto de directrices, hay unas cuantas prácticas que pueden hacer que tu política funcione para ti.
Estar al día
Mucho puede cambiar en muy poco tiempo. Es importante mantener tus políticas en sintonía con las tendencias actuales, los precios y las regulaciones gubernamentales.
Ser exhaustivo
Revisa los gastos más comunes en los que tus empleados pueden incurrir. A medida que reúnas más y más datos, tus políticas serán más exhaustivas. Eso hace que el «no lo sabía» sea una excusa inválida cuando se trata de reclamos de gastos.
Involucrar a tus empleados
Consultar a los viajeros frecuentes de tu organización es una gran idea porque son ellos los que se van a quejar cuando no funciona. Involucrarlos al principio del proceso elimina un montón de confusión que puede venir más tarde.
Hacer cumplir tus políticas
Enviar por correo electrónico tu nuevo conjunto de reglas de gastos no va a ser suficiente.
¿De qué sirve una política de gastos si nadie la sigue? Ahí es donde la automatización de los gastos puede ayudar. Opciones como Kissflow Finance & Ops Cloud pueden validar automáticamente los gastos e identificar los que no cumplen con tus políticas.
En Amkari somos partner de Kissflow en España y te brindamos soporte en español, una implementación guiada y un descuento de partner.
Sigue actualizando tus políticas de gastos
La creación y aplicación de una política de gastos eficaz es fundamental para el éxito de cualquier negocio. Es importante encontrar un equilibrio.
No tengas miedo de volver a ella de vez en cuando y darle un cambio de imagen. Como un hombre sabio dijo una vez, «Nunca terminas de hacer una política de gastos».
En definitiva, una política de gastos de viaje bien diseñada es esencial para cualquier empresa. Sin embargo, para maximizar su eficacia, es fundamental complementarla con herramientas tecnológicas.
La automatización de los procesos de gastos no solo agiliza las tareas administrativas, sino que también reduce el riesgo de errores y fraudes.
En Amkari te ayudamos a automatizar este proceso para que tu empresa renga una gestión más efectiva, te asesoramos para que puedas implementar una política clara con soluciones tecnológicas innovadoras.
Con nuestra ayuda las empresas pueden lograr un control óptimo sobre sus gastos de viaje y garantizar una experiencia positiva para sus empleados. ¡Contáctanos hoy mismo!
