La tarea de racionalizar la eficacia de esta área a menudo recae en el departamento de finanzas. Pero muchos jefes de finanzas no están equipados para manejar el legado de formularios en papel, hojas de cálculo y correos electrónicos para manejar las solicitudes de viajes de negocios y los procesos de gestión de gastos.
Un rastreador de gastos de viaje anticuado da como resultado una gestión ineficaz de los gastos de viaje y una increíble pérdida de tiempo. Ahí es donde se necesita una gestión de viajes de negocios racionalizada y automatizada y con estas herramientas de seguimiento de viajes es posible optimizar esta gestión.
¿Qué es un rastreador de gastos de viaje?
Un rastreador de gastos de viaje es un portal en el que todos los empleados pueden presentar gastos de viaje y reclamar reembolsos. Se constituyen como herramientas de seguimiento de viaje en el que su sistema ayuda a identificar los gastos que no cumplen con la política de viajes de negocios de la organización, facilitando a los gerentes y al equipo de finanzas la aprobación o el rechazo de una reclamación.
Una vez que se aprueban las solicitudes de reembolso de gastos, el rastreador de gastos de viaje categoriza los gastos y el empleado recibe el reembolso.
Los 5 mejores rastreadores de gastos de viaje para buscar en 2024
Hay toneladas de aplicaciones para viajeros corporativos por ahí. Aquí hay algunos los mejores rastreadores de gastos de viaje para que puedas empezar a evaluar antes de elegir la que más te convenga:
1. Spendesk
Spendesk es una herramienta avanzada para gestionar los gastos de tu empresa, diseñada para facilitar las operaciones financieras. Con sus funcionalidades intuitivas, automatiza la aprobación de gastos, pagos de facturas y proporciona visibilidad total sobre el presupuesto y los gastos en curso.
Ventajas de Spendesk:
- Control de los gastos y flujo de caja en tiempo real, con un acceso completo y detallado a todas las transacciones de tu equipo.
- Establecimiento de límites de gasto y flujos de aprobación automáticos que agilizan la gestión de las finanzas.
- Tarjetas corporativas virtuales y físicas, con políticas de uso y presupuestos configurables.
- Integración con TravelPerk para gestionar reservas, controlar los gastos de viajes y sincronizar facturas.
Si buscas una herramienta que simplifique la gestión de gastos y la aprobación de solicitudes en empresas de mediano o gran tamaño, Spendesk es una de las soluciones más completas y detalladas para equipos financieros.
Otras características destacadas:
- Aplicaciones móviles para iOS y Android, con notificaciones en tiempo real, escaneo de recibos y notas de gastos personalizadas.
- Categorización automática de gastos que optimiza el proceso contable.
- Integración con TravelPerk y plataformas ERP y de RR. HH.
Ideal para: startups y pymes que necesitan flexibilidad en los viajes de sus empleados, manteniendo el control sobre los gastos.
2. SAP Concur
SAP Concur es una plataforma consolidada que facilita el seguimiento de gastos y la gestión de viajes, integrándose de manera eficiente con los sistemas ERP ya utilizados por los departamentos de Recursos Humanos y Finanzas de tu empresa.
Ventajas de SAP Concur:
- Gestión centralizada de gastos de viaje, incluidas dietas y kilometraje, en una única plataforma.
- Tecnología OCR avanzada que permite escanear y digitalizar recibos, agilizando la entrada de datos y minimizando los errores.
- Políticas de viajes personalizables para asegurar el cumplimiento de las normativas vigentes.
- Análisis de gastos y auditorías financieras utilizando inteligencia artificial para obtener informes detallados y precisos.
SAP Concur es la solución ideal para optimizar los procesos financieros de tu empresa, gestionando todos los tipos de gasto y garantizando el cumplimiento de las normativas en los viajes de negocios.
Ideal para: PYMES, Empresas
3. TravelPerk
TravelPerk es la plataforma preferida por equipos financieros, gerentes de viajes y viajeros corporativos para gestionar de forma simplificada las reservas y el control de los gastos de viaje. Su integración con los sistemas de gestión financiera y de recursos humanos más populares permite establecer políticas de gastos, automatizar flujos de aprobación y gestionar todo el ciclo de viaje sin complicaciones.
Beneficios de TravelPerk:
- FlexiPerk: El servicio más valorado por viajeros y gestores de viajes de empresa, que permite recuperar hasta un 80% del dinero de las reservas de viaje canceladas.
- Recuperación de IVA sin esfuerzo: Olvídate de recopilar facturas manualmente y consulta al instante cuánto puedes recuperar de tus reservas de vuelos, hoteles, coches de alquiler y trenes.
- Integración con herramientas de control de gastos: TravelPerk se conecta fácilmente con plataformas como Pleo, Payhawk o Spendesk para un control completo de los gastos.
- Informes de gastos detallados: Obtén informes de gastos en tiempo real, con una factura única y simplificada al final del viaje que optimiza la contabilidad.
TravelPerk se presenta como la solución más avanzada y completa para gestionar viajes de negocios, brindando flexibilidad, rapidez y una interfaz fácil de usar. Una opción moderna y eficiente, muy superior a los servicios tradicionales.
Ideal para: PYMES, Empresas
4. Pleo
Pleo simplifica la gestión de los gastos empresariales, ofreciendo una solución intuitiva y eficaz para empresas de cualquier tamaño. Olvídate de las hojas de Excel y lleva el control de tus finanzas de manera fácil, sin complicaciones ni procesos engorrosos.
Beneficios de Pleo:
- Tarjetas de empresa para empleados y viajeros corporativos que permiten supervisar los gastos en tiempo real.
Ideal para: PYMES, Empresas medianas.
5. Payhawk
Payhawk es una solución integral para digitalizar y gestionar los gastos empresariales, incluyendo los gastos de viajes corporativos. Además, automatiza el proceso de pagos de facturas, reembolsos y nóminas a gran escala.
Beneficios de Payhawk:
- Tarjetas de crédito y débito instantáneas con límites personalizados, perfectas para optimizar los gastos de viajes corporativos.
- Gestión de gastos internacionales en múltiples divisas con tasas de cambio competitivas.
- Digitalización de notas de gastos, reembolsos, kilometrajes, dietas, facturas y recibos.
- Integración directa con TravelPerk, lo que te permite hacer reservas de negocios con la tarjeta Payhawk y acceder a un inventario de viajes completo.
Ideal para: empresas internacionales que buscan una gestión de gastos más eficiente y ágil.
¿Por qué necesita un rastreador de gastos de viaje dedicado?
El problema de un sistema convencional de lápiz y papel es que es propenso a los errores humanos, los fraudes de gastos, un exhaustivo rastro de papel y los reembolsos de viajes que tardan semanas en llegar a la cuenta bancaria del empleado. La mayor parte de esto vuelve a la naturaleza manual; es necesaria la intervención humana, desde la presentación de los informes de gastos de viaje hasta la identificación de las reclamaciones no conformes a los empleados reembolsadores.
Para escapar de este trabajo pesado, necesita un rastreador de gastos de viaje automatizado a prueba de tontos que se encargue de todo el flujo de trabajo de las solicitudes de viaje, desde la presentación de los informes de gastos hasta el procesamiento de los reembolsos.
Cosas para buscar en estas herramientas de seguimiento de gastos de viaje
Es fácil distraerse con un montón de campanas y silbatos de un sistema de gestión automatizado de gastos de viaje. Sin embargo, es mejor centrarse en lo que necesitas. No hay una solución única para un rastreador de gastos de viaje. Sin embargo, necesitas algo que:
- es fácil de usar
- soporta múltiples usuarios
- se acomoda a sus jerarquías de aprobación
- se asegura de que se cumplan las políticas de viajes de negocios
- es accesible desde cualquier lugar
- crece a medida que escalas
- te ayuda a reducir los costos con informes perspicaces
Beneficios de la racionalización del rastreo de gastos de viajes de negocios
- Cumplimiento de las políticas de viaje
- Visibilidad en la salud financiera
- Deducciones y auditorías fiscales
- Empleados más felices
Cumplimiento de las políticas de viaje
Asegurarse de que se cumplan las políticas de viajes corporativos le quita una gran carga al equipo de finanzas. Les facilita la aprobación o el rechazo de una solicitud de gastos de viaje. Esto también ayudará a reducir los fraudes de gastos y a hacer cumplir las normas.
Visibilidad en la salud financiera
Encontrar a dónde va tu dinero te ayuda a planear un presupuesto efectivo para los viajes de negocios. Cuando rastreas cuánto dinero sale con la ayuda de un rastreador de gastos de viaje, obtienes una mejor imagen del flujo de efectivo. Puede identificar las áreas en las que gasta innecesariamente y tomar decisiones perspicaces que pueden ayudarle a reducir los costos.
Deducciones y auditorías fiscales
La reclamación de los gastos de viaje debe ser manejada de manera correcta para que una organización los marque como un gasto legítimo. Sin un control estricto sobre el proceso, puede estar perdiendo beneficios. Además, los registros y las pistas de auditoría deben estar presentes para demostrar que ha gestionado correctamente la reclamación de gastos de viaje y que no se ha abierto a reclamaciones por mala gestión de los fondos.
Empleados más felices
Puede hacer la vida de sus empleados mucho más fácil al facilitarles la presentación de sus gastos de viaje y obtener reembolsos más rápidos.
Compara las herramientas de seguimiento de gastos de viaje y elige la que mejor se adapte a tu empresa
Aquí tienes una tabla comparativa de las herramientas de seguimiento de gastos de viaje mencionadas, destacando sus características clave:
| Herramienta | Ideal para | Características Principales | Ventajas | Integraciones |
|---|---|---|---|---|
| Spendesk | Startups y PYMES | – Control de gastos y flujo de caja en tiempo real – Tarjetas corporativas virtuales y físicas – Categorías automáticas de gastos | – Establecimiento de límites de gasto y flujos de aprobación automáticos – Notificaciones en tiempo real – Categorización automática de gastos | TravelPerk, plataformas ERP y RRHH |
| SAP Concur | PYMES y empresas de mayor tamaño | – Gestión centralizada de gastos de viaje (dietas, kilometraje) – Tecnología OCR para digitalizar recibos | – Análisis de gastos con IA – Políticas de viajes personalizables – Auditorías fiscales optimizadas | ERP, plataformas de recursos humanos |
| TravelPerk | PYMES y empresas | – FlexiPerk (recuperación de hasta el 80% de reservas canceladas) – Recuperación de IVA sin complicaciones | – Integración con herramientas de control de gastos – Informes detallados de gastos – Fácil de usar | Pleo, Payhawk, Spendesk |
| Pleo | PYMES y empresas medianas | – Tarjetas de empresa para control de gastos en tiempo real – Solución sencilla para la gestión de gastos empresariales | – Control de gastos sin complicaciones – Flexibilidad para adaptarse a diferentes tipos de empresas | N/A |
| Payhawk | Empresas internacionales | – Gestión de gastos en múltiples divisas – Digitalización de notas de gastos, reembolsos, kilometrajes y dietas | – Tarjetas de crédito y débito instantáneas con límites personalizados – Integración con TravelPerk para reservas de viajes | TravelPerk |
Resumen:
- Spendesk: Ideal para empresas medianas y grandes que buscan una gestión eficiente de los gastos y control en tiempo real. Sus integraciones con plataformas ERP y TravelPerk lo hacen adecuado para organizaciones con un flujo constante de gastos de viaje.
- SAP Concur: Perfecto para empresas que ya usan un sistema ERP y buscan una plataforma consolidada para la gestión de gastos de viaje, con un enfoque en la automatización y la auditoría fiscal.
- TravelPerk: Se especializa en la gestión de viajes y el control de gastos asociados, destacándose por su flexibilidad y herramientas como FlexiPerk y recuperación de IVA, siendo una opción muy popular entre empresas con frecuencia de viajes corporativos.
- Pleo: Ideal para empresas más pequeñas o medianas que buscan una solución intuitiva y sencilla para controlar los gastos de viaje de sus empleados, con la ventaja de ser fácil de usar y sin procesos complicados.
- Payhawk: Orientada a empresas internacionales que necesitan una solución robusta para gestionar gastos en diversas divisas y controlar todos los aspectos de los viajes corporativos, con una fuerte integración con TravelPerk.
Cada herramienta tiene un enfoque único y es adecuada para diferentes tamaños de empresas o necesidades específicas en la gestión de viajes y gastos corporativos.
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