Integración de software de gestión de procesos empresariales: un paso crucial para las empresas
John ha estado enfrentando mucho calor últimamente. Es el Gerente de Aplicaciones Globales en una empresa multinacional, y acaba de terminar de lanzar una nueva suite de gestión de procesos de negocios (BPM).
Siguió el mandato de su jefe de comprar un buen sistema de BPM en nube para la empresa, y después de revisar muchas opciones en línea, optó por la que mencionaba la integración como una de sus características.
Cada departamento de la empresa depende de un software diferente, por lo que era importante poder vincular los procesos automatizados con diferentes sistemas. La opción que John eligió se ajustaba a su presupuesto y parecía una buena opción para los departamentos que buscaban una solución de flujo de trabajo.
Pero ahora los jefes de marketing, ventas y desarrollo de productos se quejan de que el software no está a la altura de sus herramientas existentes. El nuevo sistema ofrece integración, pero sólo a través de la codificación API.
Eso significa que John tiene que encontrar tiempo para que su ya estresado equipo técnico se siente con cada uno de los departamentos para establecer sus integraciones, y de nuevo cada vez que quieran un pequeño cambio.
El jefe de John está frustrado por el aumento de entradas que tiene su equipo después del lanzamiento y los jefes de departamento se impacientan aún más esperando su turno.
Desmitificando la integración de software de gestión de procesos de negocios
La integración de software de gestión de procesos de negocios (BPM) es más que simplemente conectar diferentes sistemas. Es un proceso que puede ser complejo y requiere una cuidadosa consideración. Muchas empresas se equivocan al elegir una solución de BPM que no ofrece las capacidades de integración adecuadas.
Por qué es importante la integración
La integración de un software de gestión de procesos empresariales es más importante que nunca, especialmente cuando se evalúan las características de un software BPM. Pero no toda la integración es la misma, y algunos proveedores pueden estar engañándole en cuanto a lo fácil que es conectarse con otro software.
Por ejemplo, algunos proveedores utilizan el inicio de sesión único (SSO) como ejemplo de integración, cuando en realidad es una característica de autenticación. Cuando un vendedor dice que su software se integra, puede referirse a diversos tipos de integración.
Explorando los tipos de integración
John no es el único que malinterpreta las muchas opciones disponibles para la integración de software. Un gran número de usuarios de empresas no entienden completamente la verdad acerca de la integración y las muchas opciones que están disponibles allí. Ese hecho es que la integración es una disciplina en evolución y tienes muchas opciones para adoptarla.
Echemos un vistazo detallado a las opciones de integración que existen y cuándo usarlas.
1. La integración como solución alternativa
Cuando la industria del desarrollo de aplicaciones estaba despegando, el software sólo tenía unas pocas opciones de integración disponibles (SOAP, XML-RPC, etc.). Así que los desarrolladores tenían que encontrar una solución para conectar los diferentes sistemas. El truco más antiguo del libro era hacer uso de las API, que son las siglas de Application Programming Interface (Interfaz de Programación de Aplicaciones).
Las API permiten a los programadores escribir ciertos conjuntos de código para hacer que dos plataformas de software se hablen en un lenguaje mutuamente comprensible. De esta manera, los sistemas pueden compartir datos y comunicación. Las API pueden abrir sus posibilidades para integrarse bien con otros sistemas, pero esto exige conocimientos técnicos y dedicación de tiempo.
Aunque es anterior a otras opciones de integración, las API están lejos de ser obsoletas. Muchas empresas siguen dependiendo en gran medida del software heredado que sólo puede integrarse a través de las API. Por lo tanto, la integración a través de las API sigue siendo pertinente para conectar el nuevo software con los sistemas de larga data que funcionan en el ámbito de una empresa.
2. Integración en bandeja
Los proveedores de la última década han comenzado a preparar su integración de software debido al creciente mandato sobre la integración de software y la creciente popularidad de las aplicaciones en la nube.
Hay algunos que ofrecen opciones de «enchufar y usar» que permiten conectarse incluso a los usuarios más ineptos técnicamente. Un ejemplo es la integración de Google Drive en Kissflow. Los administradores tienen la opción de hacer que todos los archivos adjuntos se conecten automáticamente con el Google Drive de un usuario. La integración se incorpora en el producto.
Estas opciones son las más fáciles, pero suelen limitarse a las necesidades de integración más obvias y de mayor alcance. Por ejemplo, no es probable que su software de contabilidad venga con integración incorporada al nuevo software de gestión de tareas que utiliza para organizar su lista de tareas, porque es un caso de uso demasiado específico.
3. El integrador de catalizadores
En un mundo en el que de vez en cuando se introducen nuevas aplicaciones, un proveedor de software no puede hacer que sus productos sean compatibles con las aplicaciones que aún no han sido lanzadas (o concebidas).
Para circunstancias así, tienes una solución como Zapier, probablemente la plataforma de integración basada en la nube más conocida. Permite a los usuarios crear una conexión (o un Zap) entre dos o más plataformas de software y automatizar las tareas a través de la integración que sigue. Por ejemplo, si se trata de lograr una integración de procesos de negocio entre un CRM y una aplicación de ventas como Pipedrive, se pueden conectar con Zapier.
Las integraciones basadas en Zapier han surgido como una excelente solución para las empresas que utilizan una amplia variedad de aplicaciones basadas en la nube. La mejor parte del uso del Zapier para la integración es que no se requiere codificación; la configuración y la edición son tan sencillas que cualquier gerente de departamento debería poder hacerlo.
¿Y ahora qué?
John aprendió rápidamente la lección de que no todas las «integraciones» son iguales. Cuando evalúes el software de procesos empresariales integrados, céntrate en los que ofrecen una integración preconstruida con las principales suites de software y están abiertos a integraciones de tipo Zapier. Cuando te sientes a ver las demostraciones, haga preguntas específicas sobre cómo funcionan las integraciones y pide ver algunas desarrolladas en tiempo real.
Trata la integración como una característica inflexible en tu lista de prioridades para asegurarse de que no te arrepientes de haber perdido tu tiempo y recursos en la adopción de algo que no se encaja adecuadamente con tu software existente.
Descubre cómo puedes simplificar tus integraciones de BPM con los productos de Amkari. Solicita una demostración gratuita hoy mismo.
