¿Has probado alguna vez un software de gestión de recursos humanos? Independientemente de lo que haga tu organización, los recursos humanos son un componente importante para su correcto funcionamiento. El éxito de una organización depende de su fuerza de trabajo.
El personal de recursos humanos no puede lograr una gran gestión de la fuerza de trabajo sin alguna ayuda. Las prácticas tradicionales de RRHH y el arcaico software de SGRH no son de mucha ayuda.
Ya sea que una organización esté planeando escalar o moverse a un nuevo mercado, necesitará más que un buen plan. Necesita que los recursos humanos estén alineados adecuadamente con la misión y la visión de la organización.
Pero en lugar de sobredimensionar su departamento de RRHH, una mejor inversión es el software de gestión de RRHH. De hecho, un software eficiente de RRHH juega un papel integral para hacer que el personal de RRHH sea más productivo y eficiente que nunca.
Sin embargo, en un entorno empresarial que cambia rápidamente, los líderes de RRHH no tienen mucho tiempo para identificar el software de RRHH perfecto.
Las comparaciones y clasificaciones del software pueden ser genéricas, vagas o incluso manipuladas. Tomar decisiones de adquisición basadas en estas comparaciones incompletas puede tener consecuencias desagradables.
Para identificar el software de RRHH potencial, los líderes de RRHH necesitan verificar si la solución incluye o no el conjunto deseable de características que se alinean con los objetivos de la empresa.
11 Funciones clave que todo software de gestión de recursos humanos debe tener:
Para ayudar a los líderes de RRHH en su búsqueda, hemos compilado una lista de características o funciones clave indispensables que debe tener un software de gestión de RRHH basado en las capacidades ofrecidas por los líderes del mercado en este espacio.
1. Gestión de empleados
La gestión de los empleados es la función principal de toda solución de gestión de recursos humanos.
Esta función ayudará en la planificación, contratación, gestión y análisis de los recursos humanos que se extienden a través de múltiples departamentos y lugares dentro de una fuerza de trabajo global.
En los sistemas de gestión de recursos humanos de nivel básico, este módulo podría parecer una mera base de datos para mantener la documentación, como los datos de los empleados (personales y profesionales), las funciones, las responsabilidades, el historial de empleo y los detalles de la compensación.
Un software de recursos humanos de alta gama permitirá a las organizaciones planificar la fuerza de trabajo según las exigencias de la carga de trabajo. Pueden gestionar el recuento de personal, configurar un programa, asignar compensaciones y establecer una estrategia de RRHH dentro del presupuesto asignado.
Algo para reflexionar:
- ¿Por qué debería invertir en empleados que se irán un día?
- ¿Qué pasa cuando no lo haces y ellos terminan quedándose?
2. Diseño centrado en el usuario
Para ser honesto, una solución de gestión de recursos humanos estándar nunca será una solución perfecta que se adapte perfectamente a las necesidades de su negocio. Incluso un programa complejo que requiere un profesional de TI capacitado para personalizar es contraproducente.
Por eso es esencial encontrar un software que permita a los usuarios de negocios como el personal de recursos humanos personalizarlo. Un software ideal para el flujo de trabajo de RR.HH. incluirá una interfaz fácil de usar con herramientas de arrastrar y soltar para personalizar los formularios, los campos de usuario, los informes y otras facetas.
3. Basado en la nube:
Las organizaciones ya no pueden conformarse con las bases de datos en silos. El lugar de trabajo de la nueva era ha cambiado. Requiere una solución omni-canal, siempre accesible para realizar operaciones de RRHH sobre la marcha.
Un software de recursos humanos basado en la nube permite a las organizaciones crear, gestionar y mantener una base de datos centralizada a la que se puede acceder en cualquier momento y desde cualquier lugar. Las soluciones en la nube son escalables, rentables y están libres de actualizaciones de software y de problemas de instalación.
4. Conciliación de datos sin fisuras
Como mínimo, un buen software de gestión de recursos humanos debe tener algún tipo de vínculo con otras herramientas de gestión de recursos humanos y permitir al personal de recursos humanos importar y exportar datos directamente desde hojas de cálculo u otros sistemas de terceros.
La importación/exportación automática de datos minimiza la redundancia de datos y los errores humanos en la organización. Una herramienta flexible de gestión de recursos humanos que sincroniza los datos a la perfección mediante la exploración del historial de datos, la deduplicación y la actualización sin intervención es la necesidad de la hora.
5. Notificaciones automáticas
Distribuir información relevante, regularmente a todos los interesados es una tarea que lleva mucho tiempo. Cuando los equipos eran pequeños, el personal de RRHH podía enviar actualizaciones personalizadas. Los correos electrónicos de toda la organización son inútiles para entregar actualizaciones de políticas confidenciales y alertas específicas para los empleados.
Un programa informático eficiente de gestión de recursos humanos activará notificaciones y alertas automatizadas a todos los interesados cuando se cumplan satisfactoriamente las condiciones definidas por el usuario. Los dirigentes de recursos humanos pueden utilizar esta función para enviar recordatorios, actualizaciones de procesos y políticas y otras comunicaciones internas.
6. Asistencia y seguimiento de las salidas
Un aspecto importante de la gestión de los recursos humanos es el seguimiento de los horarios de los empleados y la gestión del tiempo libre. Esta característica tiene un impacto directo en los resultados de la organización. La optimización del seguimiento de la asistencia y las licencias ayudará a una gestión eficaz de la fuerza de trabajo
Un potente software de gestión de RRHH ayudará a los líderes de RRHH a ver, seguir, controlar y gestionar la agenda de todos los empleados en una única interfaz. Un módulo automatizado de gestión de licencias eliminará las complejidades y se integrará perfectamente con la nómina y el calendario de la organización.
7. Autoservicio del empleado
Esta característica da poder a los empleados ofreciéndoles la opción de ver, editar y gestionar sus datos (personales y laborales). Ofrecer a los empleados una opción de autoservicio reduce la carga de trabajo del personal de RRHH al eliminar las mundanas tareas de oficina.
Las opciones de autoservicio del empleado (ESS) ofrecen una sofisticada accesibilidad multicanal. Los programas de RRHH de nivel básico lo limitan dentro de la capacidad de acceso a los datos de los empleados. Mientras que las herramientas de automatización de RR.HH. de alta gama ofrecen todo, desde la evaluación de los empleados hasta la creación de redes.
8. Interoperabilidad
La perfecta integración de un software de gestión de recursos humanos con otros módulos importantes mejorará la eficiencia de un departamento de recursos humanos de forma múltiple. La interoperabilidad permite que todos los demás programas informáticos empresariales utilicen eficazmente los datos introducidos en una solución de gestión de recursos humanos.
Del mismo modo, un poderoso instrumento de gestión de los recursos humanos podría tener que extraer ocasionalmente datos de otras bases de datos y programas informáticos. Por lo tanto, invertir en software independiente de RRHH no tiene sentido. Por eso las organizaciones necesitan verificar la capacidad de integración de una herramienta de RRHH antes de tomar una decisión de compra.
9. Informes dinámicos
Un software de gestión de recursos humanos eficiente debe ofrecer una visión completa de la fuerza de trabajo y las operaciones de una organización en una sola interfaz. Las herramientas que vienen con una herramienta de información incorporada permitirán a las organizaciones convertir los datos en historias convincentes, motivar la acción y fomentar los cambios impulsados por los datos.
Una buena solución de RRHH debe recuperar y mezclar datos de todas las fuentes posibles para eliminar los silos de datos. No basta con crear y recuperar conocimientos, una herramienta ideal proporcionará conocimientos operacionales críticos y tendencias a las respectivas partes interesadas con el nivel de detalle adecuado y en el momento oportuno.
10. Roles de usuario definidos
Un software de gestión de recursos humanos eficiente debe restringir la visibilidad de la información confidencial. La seguridad de los datos es esencial para garantizar que la información de los empleados esté disponible sólo para las partes interesadas pertinentes, eso también, en una condición de «necesidad de conocer».
Una sólida solución de gestión de recursos humanos permite a los profesionales de los recursos humanos definir las funciones de los usuarios y sus responsabilidades para un buen funcionamiento. Las funciones definidas por el usuario y los permisos basados en las funciones permiten a las organizaciones gestionar las autorizaciones y controlar las acciones permitidas sobre recursos específicos.
11. Ramas paralelas
Los procesos de RRHH son inherentemente complejos por naturaleza. Un flujo de trabajo específico puede necesitar la autorización o aprobación de más de una persona para completar una solicitud específica. Pero no es prudente dejar que una persona lo apruebe antes de que el otro interesado vea la solicitud.
Para resolver este punto delicado y enviar las solicitudes simultáneamente, es esencial notificarlas a ambas al mismo tiempo. Una herramienta de automatización de RRHH todo en uno eliminará esta complejidad con la ayuda de ramas paralelas. Las sucursales paralelas permiten la entrega continua del flujo de trabajo.
Factorial HR vs. Kissflow: ¿Cuál se adapta mejor a tus necesidades?
Tanto Factorial HR. Ambas ofrecen una amplia gama de funcionalidades para optimizar los procesos de RRHH. Sin embargo, existen diferencias clave que pueden influir en tu elección.
Factorial HR:
- Enfoque integral: Ofrece una solución todo en uno que cubre desde la gestión del tiempo hasta la nómina, pasando por la contratación y la evaluación del desempeño.
- Facilidad de uso: Se destaca por su interfaz intuitiva y su curva de aprendizaje relativamente baja, lo que facilita su adopción por parte de los usuarios.
- Automatización: Permite automatizar muchos procesos de RRHH, ahorrando tiempo y reduciendo errores.
Kissflow:
- Flexibilidad: Se presenta como una plataforma de bajo código que permite personalizar y crear aplicaciones de RRHH a medida, adaptándose a las necesidades específicas de cada empresa.
- Integraciones: Ofrece una amplia variedad de integraciones con otras herramientas y sistemas, lo que facilita su integración en entornos tecnológicos complejos.
- Procesos de negocio: Se destaca en la gestión de procesos de negocio complejos, como las aprobaciones y los flujos de trabajo.
¿Cuál elegir?
La elección entre Factorial HR y Kissflow dependerá de las necesidades específicas de tu empresa. Si buscas una solución completa y fácil de usar, Factorial HR puede ser una excelente opción. Por otro lado, si requieres una mayor flexibilidad y personalización, Kissflow podría ser más adecuado.
Considera estos factores al tomar tu decisión:
- Tamaño de la empresa: Factorial HR puede ser más adecuado para empresas de tamaño mediano, mientras que Kissflow puede ser una buena opción para empresas más grandes o con necesidades más específicas.
- Complejidad de los procesos: Si tus procesos de RRHH son muy complejos y requieren una alta personalización, Kissflow puede ser una mejor opción.
- Presupuesto: Compara los precios y las funcionalidades de ambas plataformas para elegir la que mejor se ajuste a tu presupuesto.
Recomendación: Te recomendamos contactar con Amkari partner de Kissflow y Factorial HR en España, para evaluar en profundidad tu caso y ayudarte a tomar una decisión informada.
