La automatización de procesos puede mejorar de forma considerable la productividad de una empresa.
Sin embargo, hay que tener presentes los pasos previos que se tienen que ejecutar. El más importante es tener definidos los procesos antes de automatizarlos.
Por supuesto, hay muchas razones que justifican esta recomendación. A continuación, te explicamos por qué es necesario definir un proceso antes de automatizarlo.
Si no lo tienes definido todavía, no te preocupes, también te explicamos los pasos para definir todos los procesos de tu organización.
Acompáñanos y descúbrelos.
¿CUÁL ES EL SIGNIFICADO DE PROCESO?
Un proceso está integrado por cierto número de actividades que interactúan entre sí, para añadir valor a las entradas, hasta transformarlas en la información o resultado esperado.
Además, cuenta con la participación de un número de personas, llamado equipo multidisciplinario, y con la asignación de los recursos que necesita.
¿Por qué es necesario definir un proceso antes de su automatización?
La tecnología es un amplificador de resultados, por lo que si un proceso es ineficiente, al automatizar se amplificará su ineficiencia.
Definir un proceso nos permitirá conocer su funcionamiento, pudiendo detectar y corregir errores, duplicidad de información y causas de retrasos, consiguiendo optimizarlo.
Cuando hayamos optimizado un proceso, podemos automatizarlo, consiguiendo que la tecnología aumente su eficiencia.
Otra razón para definir nuestros procesos, es que nos permite descubrir cuáles son los requisitos reales, lo que nos ayudará a seleccionar el software de automatización adecuado.
¿CÓMO DEFINIR UN PROCESO?
De manera resumida, podemos decir que definir un proceso consiste en identificar, describir y documentar los distintos elementos que lo conforman.
Se considera que hemos definido un proceso, cuando podemos responder de forma clara a las siguientes preguntas:
- ¿Qué actividades lo forman?
- ¿Cómo se comunica con otros procesos?
- ¿Cuáles son sus entradas y salidas?
- ¿Quiénes son las personas que tiene asignadas?
- ¿Qué recursos utiliza para funcionar?
- ¿Cuál es el valor que agrega este proceso?
- ¿Qué controles necesita?
Estas preguntas permiten definir un proceso aislado, pero para conocer la complejidad con la que funcionan e interactúan los procesos de una organización, se necesita un método diferente.
PASOS PARA DEFINIR LOS PROCESOS DE UNA EMPRESA ANTES DE AUTOMATIZAR
Antes de automatizar, es importante implantar un tipo de gestión, que permita conocer y optimizar los procesos de la organización.
Podemos implantar este modelo de gestión por procesos, utilizando los siguientes pasos:
LOGRA EL COMPROMISO DE LA DIRECCIÓN Y DE TODO EL PERSONAL
La gestión por procesos implica una nueva estructura mental y una nueva forma de trabajar, por lo que es importante que el equipo directivo se capacite y sea consciente de los beneficios que traerá a la organización.
Asimismo, es fundamental explicar a los empleados las ventajas, despejando sus dudas y miedos, para que puedan sentirse motivados y comprometidos con la implantación de esta nueva forma de trabajo.
CREA UN INVENTARIO DE PROCESOS
Realiza un análisis que te permita comprender, identificar, definir y documentar los procesos que forman una empresa y cómo se relacionan entre ellos.
Revisa todas las interacciones que ocurren entre los clientes, proveedores y los trabajadores de la empresa, con el fin de determinar en qué procesos participan.
CLASIFICA LOS PROCESOS Y CONSTRUYE UN MAPA
Una vez identificados, clasifícalos de acuerdo a los tres tipos de procesos siguientes:
- Procesos Clave, son aquellos que son fundamentales para la empresa, tales como pedidos, planificación, producción o prestación del servicio, facturación y entrega.
- Procesos Estratégicos, que estudian y responden a las necesidades del mercado y los requisitos de los accionistas. Por ejemplo, atención al cliente, marketing, gestión de calidad o gestión de recursos humanos.
- Procesos de Soporte, todos los que proveen recursos (materia prima, maquinaria y personal), como compras, nómina, sistemas de información, contabilidad, formación, etc.
Luego podrás elaborar el mapa de procesos, donde se muestra su clasificación y las relaciones que existen entre ellos.
IDENTIFICA LAS ACTIVIDADES Y RESPONSABLES DE CADA PROCESO
Descubre las actividades que conforman cada proceso, define el equipo multidisciplinar que participa en su ejecución e identifica al responsable.
En este punto, seguro que ya has detectado algunos errores en el sistema actual que, habrás corregido a través de la nueva definición de procesos.
ALINEA LAS ACTIVIDADES CON LOS OBJETIVOS ESTRATÉGICOS
Dentro del enfoque de gestión por procesos, los objetivos estratégicos se implementan por medio de procesos clave. De esta manera, el cumplimiento de las actividades estará relacionado con lo que queremos lograr.
Esta relación la puedes establecer por medio de una matriz de objetivos estratégicos.
DEFINE Y MIDE LOS INDICADORES CLAVE DE DESEMPEÑO (KPI)
Cada proceso tiene que añadir un valor a la entrada que recibe, para poder producir la salida que se espera.
Ese valor añadido se puede medir usando indicadores clave de desempeño o KPI, los cuales deben definirse en forma precisa, ya que ellos nos permitirán evaluar cuánto se ha avanzado en la mejora del proceso.
IMPLEMENTA EL NUEVO ENFOQUE DE GESTIÓN POR PROCESOS
Se recomienda seleccionar un área piloto para comenzar a implementar el nuevo modelo de gestión por procesos, comparando los resultados antes y después de la implementación.
Verificaremos si se produjo una optimización en cuanto a disminución de recursos utilizados, tiempos de ejecución y satisfacción del cliente, para realizar los ajustes pertinentes.
Luego, cuando hayamos logrado optimizar los primeros procesos, incluiremos otras áreas hasta cubrir toda la organización.
VERIFICA LOS RESULTADOS
Una vez implementado el nuevo enfoque de gestión por procesos en su totalidad, se establece un período de evaluación y ajuste.
Durante este período, se verifica la efectividad a través de los indicadores de desempeño, y se realizan las correcciones que se necesiten.
En conclusión, todos estos pasos te permitirán definir los procesos de tu organización, y optimizarlos antes de una automatización.
AHORA SÍ, YA PUEDES AUTOMATIZAR
Ahora que sabes definir un proceso, puedes ponerte en marcha cuando quieras, implementando el modelo de gestión adecuado.
Así podrás conocer, comprender y mejorar la eficiencia de todos los procesos que conforman tu empresa, para luego identificar cuáles necesitan ser automatizados.
En ese momento, podrás implementar el programa de gestión por procesos más adecuado para automatizar.
