Llevar un control eficiente de las vacaciones de los empleados, es una actividad que repercute en el normal funcionamiento de la empresa, de manera directa.
Además, la gestión de vacaciones requiere de la interacción entre los empleados y el jefe o responsable de recursos humanos, para acordar los períodos vacacionales.
Asimismo, el dinamismo de las organizaciones hace que el personal del departamento de RRHH o de gestión de talento, tenga muchas responsabilidades que cumplir, por lo que la optimización del tiempo es fundamental.
Así que tal vez te hayas planteado:
- ¿Cómo puedo optimizar mi tiempo?
- ¿Hay una solución adecuada para mi empresa?
Y la respuesta es que sí la hay.
La solución es la automatización de la gestión de vacaciones de tu empresa. Veamos más de cerca de qué se trata y cuáles son los beneficios que ofrece.
RETOS AL GESTIONAR LAS VACACIONES DE LOS TRABAJADORES
Cada persona tiene sus propios gustos en cuanto al momento de tomar sus vacaciones.
Algunos se inclinan por las fechas más tradicionales, mientras que otros prefieren repartirlas a lo largo del año.
Así que cuadrar el calendario de vacaciones puede ser complicado, ya que implica que todos los trabajadores deben ponerse de acuerdo, de manera indirecta, para que la empresa siga funcionando con total normalidad.
Situación que se complica cada vez más, a medida que aumenta el número de empleados.
En esta realidad, el director del equipo humano debe gestionar la petición de vacaciones, estudiando su viabilidad y decidiendo si aprobarlas o no.
Esto requiere invertir tiempo, para que se haga de una manera eficiente y no genere problemas de funcionamiento, ni cause molestias a los trabajadores.
¿USAS EXCEL PARA GESTIONAR LAS VACACIONES DE LA EMPRESA?
No cabe duda que las hojas de cálculo como Excel, nos han ayudado por años en el control de las solicitudes y aprobaciones de vacaciones.
Sin embargo, requiere invertir tiempo para actualizar de manera manual las tablas de datos. Y la comunicación con los trabajadores exige otros medios y recursos, como formatos y documentación, además de tiempo adicional.
Hoy en día, hay formas más eficientes de hacerlo, a través de la automatización de la gestión de vacaciones de tu organización.
AUTOMATIZACIÓN DEL PROCESO DE GESTIÓN DE VACACIONES
Imagina que no necesitas recibir la plantilla de solicitud de vacaciones de los empleados, porque no tienes que modificar de manera manual la tabla de Excel.
Imagina que los trabajadores hacen su solicitud a través de una aplicación, y tú recibes las notificaciones. Con un solo clic, puedes ver el calendario actualizado, y ver si es factible aprobar o no estas peticiones.
Vacaciones que aprobarás o rechazarás, también con un solo clic.
¿Te lo imaginas?
Pues bien, eso es parte de lo que la automatización del proceso de gestión de vacaciones te permite.
SOLUCIÓN BPM PARA GESTIÓN DE VACACIONES EN MODELO SAAS
La automatización de la gestión de vacaciones puede hacerse de manera fácil, a través de una solución BPM, siglas que significan gestión de procesos de negocio.
Y aunque existen soluciones BPM para gestionar y automatizar los diferentes procesos que conforman una empresa, este permite gestionar el proceso de solicitud y aprobación de vacaciones, de manera específica.
Este software puede encontrarse instalado en los ordenadores de la empresa, a través de su intranet, o puede usarse desde la nube.
Esta modalidad de acceso en la nube es lo que llamamos SaaS.
¿QUÉ SIGNIFICA EL MODELO SAAS?
Las siglas SaaS significan software como un servicio, y se le llama así porque estos programas son servicios externos que se contratan a un proveedor.
Un programa en modelo Saas tiene la ventaja de que se puede acceder a él, desde cualquier lugar en el mundo, siempre y cuando exista una conexión a Internet. Por supuesto, es necesario usar las credenciales de acceso y seguridad correctas.
En resumen, una solución BPM para gestión de vacaciones en modelo SaaS permitirá que los trabajadores, propietarios y directores de recursos humanos puedan interactuar, a través de la nube, respecto a todo lo relacionado con las vacaciones.
En esa interacción se podrán hacer solicitudes, aprobaciones y consultas de vacaciones de manera automatizada.
Por lo tanto, esta aplicación constituye una herramienta de automatización poderosa, que facilita la gestión de la fuerza de los recursos humanos en la empresa.
Interesante, ¿verdad?
Beneficios de una solución BPM-SaaS de gestión de vacaciones
Tal vez pienses que tu empresa no es tan grande, y que puede que no haga falta un software de este tipo.
Existen diferentes soluciones de automatización, que se adaptan a todos los tamaños de empresas, tanto a las grandes compañías como a las pymes.
Veamos los beneficios que una solución BPM de gestión de vacaciones en la nube puede aportar a tu empresa:
- Facilita la comunicación, ya que integra a todo el personal en una plataforma, que ofrece todas las operaciones de gestión del proceso de vacaciones, sin necesidad de usar correo electrónico ni ninguna otra aplicación.
- Es fácil de utilizar para todos, ya que se diseña de manera que tengan un uso intuitivo.
- Permite aceptar o rechazar las peticiones de manera fácil, con un solo clic.
- Actualización automática de calendarios. Cada vez que se solicitan, se aprueban o se rechazan las vacaciones de algún trabajador, se actualiza de forma automática.
- Diferentes opciones de consulta de vacaciones, ya que en todo momento podrás consultar el calendario general de vacaciones de la empresa o el de algún trabajador en particular.
- Permite ahorrar tiempo, que puedes usar en otras actividades más productivas.
- Facilita que los trabajadores puedan planificar sus vacaciones, ya que podrán ver en tiempo real en qué fechas sus compañeros hicieron su solicitud para que no exista solapamiento.
Además, estos sistemas ofrecen un entorno de seguridad y privacidad a través de niveles de acceso. Y el proveedor se encarga del mantenimiento de los sistemas y el respaldo de los datos en la nube.
¿TE ANIMAS A AUTOMATIZAR LA GESTIÓN DE VACACIONES?
Como has podido observar, la automatización del proceso de solicitud y aprobación de vacaciones, tiene una serie de ventajas, que aportan muchos beneficios, para tu empresa.
¿Necesitas ayuda para automatizar el proceso de solicitud de vacaciones en tu empresa?
Contacta con nosotros. Podemos ayudarte.
